Anställd som arbetar på distans från utlandet – i vilket land ska de sociala avgifterna betalas?

För att samordna det sociala trygghetssystemet i de olika medlemsländerna inom EU, inkl. EES-länderna och Schweiz, finns en förordning som avgör vilket lands sociala trygghetssystem en person ska omfattas av och därmed i vilket land arbetsgivaren ska betala in de sociala avgifterna.

Som huvudregel ska en anställd omfattas av det socialförsäkringssystem som gäller i det land där personen är bosatt. Detta gäller under förutsättning att en betydande del, minst 25 procent, av arbetet även utförs i bosättningslandet. I annat fall omfattas personen av socialförsäkringssystemet i arbetslandet, vanligtvis det land där arbetsgivaren hör hemma. För arbetsgivare som har anställda som är bosatta utomlands och arbetar på distans från hemlandet, kan det innebära extra administrativ börda i form av lagstadgade registreringar och rapporteringar i utlandet.

Under Covid-19 rekommenderades ett tillfälligt avsteg från denna regel eftersom många anställda, vid den tiden, oplanerat tvingades arbeta hemifrån genom distansarbete. Denna tillfälliga övergångsperiod upphörde den 1 juli 2023.  

För att fortsätta att underlätta vid gränsöverskridande distansarbete har det nyligen beslutat om ett undantag från huvudregeln att de sociala avgifterna ska betalas i bosättningslandet. Förutsatt att vissa villkor är uppfyllda, kan man ansökan om att de sociala avgifterna i stället ska betalas i det land där arbetsgivaren hör hemma. För att undantaget ska kunna tillämpas krävs, utöver att både arbetstagare och arbetsgivare är överens, att

• den anställde är bosatt i ett annat land än där arbetsgivaren har sitt säte och
• den anställde arbetar mindre än 50 procent i bosättningslandet.

De nya reglerna trädde i kraft den 1 juli 2023 och gäller för närvarande under de kommande fem åren, med möjlighet till en automatisk förlängning.

Enbart länder som har skrivit under det nya avtalet kan tillämpa dessa regler. I skrivandets stund har 19 länder signerat avtalet, varav Sverige är ett av dem, men fler länder har gett indikation på att de kommer att godta reglerna. En lista över vilka länder som officiellt har signerat hittar ni här, listan uppdateras löpande. 

Det är en positiv utveckling att man nu utvidgar synen på distansarbete och tillhörighet av det sociala trygghetssystemet. Många anställda vill sannolikt tillhöra det sociala trygghetssystemet i det land de är bosatta i, medan det för arbetsgivaren underlättar att betala sociala avgifter i det land där bolaget hör hemma. Eftersom båda parterna måste vara överens för att kunna tillämpa undantagsregeln kan det bli en fråga om förhandling mellan arbetsgivaren och den anställde.

Med tanke på att distansarbete har blivit ett allt vanligare arbetssätt som sannolikt är här för att stanna, så ser vi i dagsläget ingen anledning till att undantaget inte kommer att förlängas efter fem år eller kanske till och med på sikt blir till en permanent lösning.

Om ni har några frågor kring att anställa personal utomlands, förflytta personal till eller från Sverige eller arbete på distans, tveka då inte att kontakt oss på Mazars så hjälper vi er med era frågor.

Artikeln publicerad i Mazars nyhetsbrev november 2023