Pandemia a strategia firm outsourcingowych

Umiejętność szybkiego przystosowania się do otoczenia społeczno-gospodarczego stała się kluczowa dla zabezpieczenia kontynuacji działalności, ponieważ biorąc pod uwagę opinie ekspertów z wielu dziedzin, musimy być przygotowani na wiele nieprzewidywalnych okoliczności w otoczeniu biznesowym, w tym podobnych do COVID-19.

W moich rozważaniach chciałabym odnieść się do branży usług outsourcingowych, szczególnie outsourcingu usług księgowych oraz kadrowo-płacowych.

Przygotowania do przejścia w tryb pracy zdalnej

Praca zdalna jest przyszłością dla wielu branż, w tym outsourcingu usług księgowych oraz kadrowo-płacowych. Nie można jednak opierać się na czasie pandemii jako wzorcu.

Moim zdaniem każda firma powinna przeprowadzić test adaptacyjny zastosowanych rozwiązań – warto posługiwać się opracowanym wcześniej schematem pracy zdalnej, a później testować to rozwiązanie na wszystkich poziomach struktury oraz wprowadzić digitalizację dokumentów.

Dbałość o pracowników w dobie technologii

Outsourcing usług księgowych oraz kadrowo-płacowych w przeważającej mierze działa w oparciu o technologię i kompetencje ludzi. Biorąc pod uwagę, że zarówno księgowi, jak i specjaliści płacowi są w Polsce zawodami deficytowymi od kilku lat, dbałość o zasoby ludzkie powinna być kluczowa.

Do problemów na rynku pracy dochodzi częsta zmienność prawa, głównie podatkowego, zatem decydując się na pracę zdalną trzeba mieć na uwadze wiele czynników z tym związanych.

Zamierzając pracować zdalnie w wariancie długoterminowym, należy uwzględnić podział pracowników na tych, którzy mogą i są zainteresowani pracą z domu oraz na osoby, które bezwzględnie muszą pracować w biurze.

Posiadając system organizacji operacyjnej oparty o stałe teamy, należy zaprojektować pracę zdalną tak, aby w przyszłości móc rotować całymi zespołami. Bardzo ważnym czynnikiem w tym przypadku jest komunikacja zarówno operacyjna, związana z realizacją usług, jak i HR-owa, która ma wpływ na podtrzymywanie przynależności emocjonalnej do organizacji.

Konieczne jest również odpowiednie rozplanowanie zadań i monitoring efektywności. Szkolenia z zarządzania zespołem i klientem w warunkach rozproszonych w moim odczuciu powinny być podstawą budżetów szkoleniowych na najbliższe lata.

W kwestii dbałości o zasoby ludzkie, nie wolno zapominać o odpowiedzialności pracodawcy za zorganizowanie miejsca pracy, z uwzględnieniem higieny pracy i zabezpieczenia stanowiska pracy, szczególnie tej wykonywanej poza siedzibą biura.

Rekrutacja i wdrożenie nowego pracownika

Procesy rekrutacyjne online najszybciej przyjęły się w pandemii. Jednakże poza procesem samej rekrutacji i sukcesu w postaci podpisania umowy, ważny jest proces onboardingu. To jak wygląda wdrożenie pracownika, rzutuje w przyszłości na pracę całego zespołu oraz jakość usług i zadowolenie klienta.

Lider zespołu odgrywa niezwykle ważną rolę w procesie onboardingu. Jego kompetencje miękkie mogą decydować o utrzymaniu pracownika w organizacji, a przede wszystkim wpłyną na jego rozwój.

Za jedną z dobrych praktyk uznaje się nagrywanie filmików onboardingowych, które mogą być powtórnie odtwarzane, co pozwala na lepsze przyswajanie wiedzy w przystępny sposób.

Miejsce pracy

Wykonywanie obowiązków pracowniczych z domu wpływa na transformację sposobu zarządzania biurem, od redukcji powierzchni aż do wykorzystania jej do wypracowania istotnych wzrostów rozwojowych. Zmianie ulega z pewnością również podejście do nakładów inwestycyjnych w związku z rozwojem regionalnym. W mojej ocenie kluczem w tym przypadku jest korzystanie z coworkingu w początkowym etapie, co eliminuje potrzebę inwestowania w powierzchnię biurową. Dzięki takiemu rozwiązaniu możliwe jest rozwijanie działalności równolegle w kilku lokalizacjach.

Tryb pracy zdalnej może również zmodyfikować zakres zagospodarowania powierzchni na rzecz zwiększenia liczby sal konferencyjnych wyposażonych w narzędzia do zdalnej komunikacji, a zapotrzebowanie na fotele biurowe czy dodatkowe monitory do komputerów w porównaniu do metrów kwadratowych danego pomieszczenia zwiększy się.

Technologia w firmach outsourcingowych

Pandemia utwierdziła wszystkich w przekonaniu, że technologia stanowi nieodzowny czynnik sukcesu firm. Wyższe koszty pracy i coraz krótsze terminy składania raportów dla klienta powodują konieczność wdrażania rozwiązań z zakresu automatyzacji.

W branży outsourcingu księgowego i kadrowo-płacowego w coraz większym zakresie korzysta się z dobrodziejstw robotyki w różnych obszarach. Taki typ pracownika jest niezwykle wydajny, nie potrzebuje powierzchni ani urlopu. Wymaga natomiast opiekuna, który dopilnuje aktualizacji wykonywanych przez niego zadań, co z kolei tworzy nowe kategorie stanowisk pracy.

Do skutecznego zarządzania tak postępującymi zmianami niezwykle ważne jest przygotowanie pracowników do świadomego korzystania z wartości jaką wnosi automatyzacja i robotyka. Wydaje się więc, że konieczna jest zmiana mentalności i wsparcie działów HR we wpisaniu technologii w pracę zespołową, tak aby nikt nie czuł się zagrożony i niepotrzebny.

Przyszłość outsourcingu usług księgowych i kadrowo-płacowych zależy od umiejętności zarządzania permanentną zmianą oraz adaptacji do bardzo szybko zmieniających się warunków gospodarczych i prawnych. W takich okolicznościach pilnie oczekiwane są zmiany prawa pracy oraz aktualizacja innych ustaw umożliwiających pełną digitalizację dokumentów.

Zmiany, które przedstawiłam w tym artykule, wiążą się z wieloma korzyściami dla firm outsourcingowych, ale jak zawsze muszą być rozsądnie zaplanowane i wdrożone. Szczególnej uwadze polecam kwestie związane z komunikacją z pracownikami, jak i klientami.