De kracht van het Familiestatuut voor een goede functionering van het familiebedrijf

Waarom een familiestatuut?

Het vastleggen van afspraken in een familiestatuut zorgt voor duidelijkheid en draagt bij aan de continuïteit van het familiebedrijf. Het voorkomt onnodige conflicten in de toekomst en zorgt voor een soepele overdracht tussen generaties. Tevens kan het de familieband versterken, doordat ieder familielid betrokken wordt bij het bedrijf.

Wat is een familiestatuut?

Voordat overgegaan kan worden tot het opstellen van een familiestatuut, is het allereerst van belang om te bepalen in welke levensfase een familiebedrijf zit. Wil de oprichter één en ander alvast zo volledig mogelijk regelen of is er sprake van een volwassen onderneming waarvan de tweede generatie eigenaars op het punt staan hun belang (deels) over te dragen naar een volgende generatie? Deze constatering is van belang om te kunnen bepalen wie betrokken wordt bij het proces. Zijn dit alle familieleden of bijvoorbeeld alleen de familieleden die ook (toekomstige) aandeelhouders (kunnen) worden? Soms zien we in de praktijk dat de groep betrokkenen gedurende het proces gewijzigd wordt. Om een solide basis voor het familiebedrijf te creëren, worden in het familiestatuut doorgaans allereerst de gemeenschappelijke waarden, uitgangspunten, doelstellingen en visies met betrekking tot het familiebedrijf vastgelegd. Daarnaast kan het familiestatuut de volgende elementen bevatten (zonder daarbij uitputtend te zijn):

• Wat is de rol van de familie en wat is de rol van het familiebedrijf? Met andere woorden: is de familie er voor het bedrijf of andersom?
• Kan ieder familielid aandeelhouder zijn / worden? Moet men daarvoor in het bedrijf werken? Kan een familielid ook in het bedrijf werken zonder aandeelhouder te zijn?
• Wat zijn de eisen die gesteld worden aan familieleden die in het bedrijf werken? Is het vereist dat familieleden elders (relevante) werkervaring opdoen? Wie beoordeelt hen en gaat over de beloning?
• Wat is de rol van de familie in het bestuur, de raad van commissarissen/advies? Moet er altijd een vertegenwoordiger van de familie lid zijn van deze organen (of juist niet)? Zijn er bepaalde beslissingen waar de familie een vetorecht voor heeft?
• Wat zijn de spelregels voor een eventuele verkoop of overdracht krachtens schenking of erfrecht van aandelen van een familielid? Gelden er bijvoorbeeld bijzondere aanbiedingsverplichtingen, bezinningsperiodes, waarderingsregels?
• Wat zijn de afspraken over het te voeren dividendbeleid? Kan de familie uitgaan van een constante stroom aan inkomen of is de functie meer een eventueel aanvullend inkomen bovenop het inkomen waar ieder familielid zelf voor moet zorgen?
• Welke afspraken zijn wenselijk ten aanzien van de ʽkoude kant’ van de familie? Mogen deze personen wel of niet werken in het familiebedrijf? Wat zijn wenselijke regelingen bij een eventuele echtscheiding?
• Is het wenselijk om richtlijnen ten aanzien van testamenten, levenstestamenten en huwelijkse voorwaarden op te nemen in het statuut, en zo ja, hoe luiden deze dan?
• Welke afspraken maken we als er zich in de toekomst conflictsituaties zouden voordoen? Wordt er misschien een familie oudste aangewezen als raadgever? Is mediation wenselijk? Onder welke omstandigheden gaan we naar de rechter?
• Hoe kan worden voorzien in financiële behoeften van familieleden en wat zijn de regels hiervoor?
• Wat zijn de afspraken over publiciteit en geheimhouding? Wordt er misschien een woordvoerder namens de familie aangewezen?

Wanneer familieleden met elkaar in gesprek gaan over de thema’s die hiervoor benoemd zijn en de uitkomsten (laten) vastleggen in een familiestatuut, ontstaat een waardevolle en praktische handleiding voor de familie en het familiebedrijf. Deze handleiding geeft inzicht in de onderlinge verhoudingen en de verhoudingen tot (het vermogen van) het familiebedrijf.

Totstandkoming familiestatuut

De kracht van het familiestatuut hangt voor een groot deel af van de onderlinge communicatie tussen de familieleden. Daarbij is het van eminent belang dat alle familieleden betrokken worden, zich committeren, naar elkaar luisteren, elkaar begrijpen, flexibel zijn en bovenal consensus tot doel hebben. De totstandkoming van een familiestatuut is dan ook een intensief en confronterend proces.  Om dit proces soepeler te laten verlopen, kan het verstandig zijn een externe begeleider van het proces in te schakelen die het vertrouwen geniet van alle betrokkenen. Tevens kan door de externe begeleiding meer inzicht ontstaan in de juridische- en fiscale structuur van het familiebedrijf, hetgeen kan helpen om bepaalde keuzes te maken.   

Het met elkaar bespreken van de regels van het spel op een moment waarop er geen conflict is, is vele malen eenvoudiger dan wanneer men in een conflictsituatie zit. De praktijk leert tevens dat partijen sneller tot een oplossing komen als zij vooraf al met elkaar gesproken hebben en elkaars standpunten begrijpen.

Juridisch belang

Bij de totstandkoming van het familiestatuut dienen de familieleden in onderling overleg vast te leggen of de gemaakte afspraken wel of niet juridisch afdwingbaar zijn. Uiteraard is het ook mogelijk om dit slechts ten aanzien van een aantal specifiek benoemde afspraken te regelen. Afspraken worden juridisch afdwingbaar door bijvoorbeeld sancties op te leggen bij overtreding van de gemaakte afspraken. Tevens kunnen de afspraken die zijn vastgelegd in het familiestatuut verder worden uitgewerkt in juridische documenten, zoals statuten en testamenten. Daarmee kan één en ander wel juridisch afdwingbaar worden gemaakt.

Mazars kan u helpen

Om tot consensus te komen over zaken als de gemeenschappelijke waarden, uitgangspunten en visies met betrekking tot het familiebedrijf, dienen daartoe allereerst alle individuele meningen te worden verzameld. Doorgaans gebeurt dit door middel van meerdere individuele interviews met de familieleden en gezamenlijke familiebijeenkomsten waarin verschillende thema’s worden behandeld.  

Bij Mazars maken wij gebruik van een gebruiksvriendelijke app, waarmee het opstellen van het familiestatuut efficiënter kan worden vormgegeven. In de app geeft ieder familielid aan de hand van verschillende thema’s antwoord op een aantal vragen. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan vragen als: wat is de visie en missie van de onderneming? Wie mogen er eigenaar zijn (denk ook aan externen en de ‘koude kant’)? En bij wie berust de zeggenschap, en hoe wordt dit gewaarborgd? Vervolgens worden de antwoorden van alle familieleden gebundeld. Uit de resultaten blijkt vervolgens over welke onderwerpen reeds consensus bestaat en welke onderwerpen verder dienen te worden uitgekristalliseerd tijdens een bespreking.