La Superintendencia de Sociedades impone multa de COP $400.000.000 por no implementar el PTEE según la normatividad aplicable

¿Cuáles fueron las razones consideradas para imponer esta sanción?

En el presente caso, la Superintendencia de Sociedades formuló cuatro cargos en contra de la sociedad, aduciendo que ésta:

1. No tuvo en cuenta los procedimientos indicados por la Circular Básica Jurídica para el diseño y aprobación del PTEE el cual, además, se había estructurado con base en una norma derogada y fue aprobado por el máximo órgano social de manera extemporánea.
2. No incluyó procedimientos periódicos de debida diligencia enfocados de manera exclusiva a la identificación y evaluación de Corrupción y Soborno Transnacional (C/ST).
3. No identificó, evaluó y controló el riesgo C/ST en los términos indicados por la norma. Se hizo uso de una matriz de riesgos global para el grupo empresarial, la cual no se ajustaba con precisión a la actividad económica específica de la sociedad.
4. No cumplió con los requisitos mínimos para la designación del Oficial de Cumplimiento al nombrar en tal cargo a la Gerente de Control y Auditoría Interna, constituyendo un conflicto de intereses y afectando la independencia necesaria para el desempeño de este rol.

¿Cuáles son los lineamientos que la sociedad sancionada debió cumplir para implementar un PTEE correctamente?

Los lineamientos generales para la creación de un PTEE se encuentran detallados en el Capítulo XIII de la Circular Básica de la Superintendencia de Sociedades. En el caso concreto, la Superintendencia de Sociedades enfatiza que, al diseñar, aprobar e implementar un PTEE, es crucial cumplir estrictamente con lo establecido en el numeral 5.1 y siguientes de esa Circular, entre los que se encuentran las siguientes directrices:

1. Tener presente que la fecha límite para adoptar el PTEE es el 31 de mayo del año siguiente en que la sociedad cumplió con los requisitos para ser un sujeto obligado. Para esta fecha deberá contarse, además, con la aprobación del programa por parte del máximo órgano social.
2. Asignar las responsabilidades atribuidas a los Administradores y al Oficial de Cumplimiento para el diseño, implementación y funcionamiento del PTEE.
3. Incluir, como mínimo, las etapas y procedimientos de identificación, monitoreo, evaluación y control de los riesgos de C/ST.
4. Llevar a cabo un proceso de diligencia de forma regular mediante la revisión periódica de aspectos legales, contables o financieros, que esté debidamente estructurado acorde con la política establecida por la Sociedad para identificar y evaluar los riesgos C/ST.
5. Desarrollar metodologías y el uso de una matriz de riesgo ajustada a la actividad económica específica de cada sociedad.
6. Es fundamental que el Oficial de Cumplimiento mantenga su imparcialidad y no asuma responsabilidades que puedan afectar su habilidad para supervisar y asegurar el cumplimiento riguroso de su función.

¿Qué sanciones pueden imponerse por no implementar un PTEE de conformidad con lo establecido en la Circular XIII de la Circular Básica?

La Superintendencia de Sociedades podrá imponer, por cada cargo formulado, sanciones o multas, sucesivas o no, hasta de doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales, cualquiera sea el caso, a quienes incumplan con la obligación de implementar el PTEE de acuerdo con las normas vigentes. Esto sin perjuicio de las acciones que correspondan a otras autoridades.

En el caso bajo análisis, la Superintendencia disminuyó la sanción aplicable considerando que:

1. Aunque lo hizo fuera del plazo legal establecido, la Sociedad actualizó y aprobó un PTEE en una Asamblea Extraordinaria de Accionistas.
2. Tras una visita administrativa de la Superintendencia de Sociedades, la Sociedad ajustó la debida diligencia para identificar y tratar la vinculación de sus contrapartes, con el objetivo de mitigar riesgos de C/ST.
3. La Sociedad proporcionó una matriz de riesgos en cumplimiento de las etapas señaladas en los numerales 5.2.1, 5.2.2, 5.2.3 y 5.2.4 del capítulo XIII de la Circular Básica Jurídica.
4. Se subsanó el conflicto de intereses ocasionado por la designación del rol de Oficial de Cumplimiento en una persona que ocupaba un cargo administrativo, al nombrarse a una nueva persona que sí cumplía con los requisitos establecidos por la norma.
5. Se determinó que no hubo beneficio económico ni reincidencia en la comisión de la infracción.

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