Процедура повідомлень від працівників

Які типи побоювань охоплюють ці Правила?

Ці правила стосуються ситуацій, коли особи (працівники Forvis Mazars Group та сторонні) висловлюють свої побоювання щодо ризику, зловживань та недбалості, порушень, що впливають на членів фірми, у таких сферах:

• Фінанси, бухгалтерія,
• Хабарництво і корупція,
• Антимонопольна практика,
• Шкода для здоров'я та безпеки
• Шкода для довкілля
• Дискримінація та переслідування.

Все це разом називається "зловживаннями". Дані Правила не поширюються на побоювання та скарги стосовно вашого особистого службового становища. Будь-які подібні побоювання та скарги повинні розглядатися за процедурою трудових скарг. Ці Правила не стосуються ризику, зловживань, недбалості в будь-якій іншій сфері, крім перелічених вище у цьому розділі, та не стосуються осіб, що не є членами фірми, таких як клієнти, постачальники тощо.

Захист за цими Правилами

Процедура повідомлень є необов’язковою, і працівника Forvis Mazars Group не можна притягувати до відповідальності через те, що він не повідомив про порушення.

Ви не повинні надавати докази стосовно будь-яких питань, що розглядаються за цими Правилами. Достатньо щирої та обґрунтованої підозри про наявність чи можливість зловживань.

Згідно з положеннями розділу "Особиста відповідальність", якщо співробітник Forvis Mazars Group повідомляє свої побоювання за цими Правилами, він не ризикує через це втратити роботу або зазнати покарання в будь-якій формі. Якщо ви діяли щиро та обґрунтовано, не має значення, якщо ви помилилися у своїх побоюваннях.

Forvis Mazars Group не потуратиме переслідуванням та залякуванню співробітників, що висловили свої побоювання за цими Правилами. Усі обвинувачення у такому поводженні серйозно розглядатимуться та, якщо для обвинувачень є підстави, розслідуватимуться за дисциплінарною процедурою фірми як потенційно грубе порушення. Будь-хто, хто припустився такого поводження з колегою, буде звільнений без попередження та без сплати за звільнення без попередження.

Особиста відповідальність

Завідомо неправдиві звинувачення за цими Правилами є грубим порушенням і можуть спричинити дисциплінарні санкції та судове переслідування.

Що робити, якщо ви маєте побоювання

Якщо ви маєте будь-які побоювання стосовно зловживань, ви можете повідомити про них, скориставшись формою нижче (локальні команди не мають доступу до даних і не можуть змінювати форму).

Відповідальний за забезпечення відповідності групи Forvis Mazars Group [1] зв'язуватиметься лише з Керівною радою групи та її незалежними членами та, за потребою, із Правлінням групи. У будь-якому разі майте на увазі, що члени, які відповідають за приймання та оброблення сигналів про порушення, дотримуються зобов'язань щодо конфіденційності.

Важливо, щоб члени команди знали про те, що вони можуть повідомляти про свої побоювання, не боячись переслідувань. Окрім того, обвинувачення у переслідуваннях у такій ситуації розглядатимуться дуже серйозно, і проти осіб, що вдалися до такої поведінки, вживатимуться дисциплінарні заходи.

Конфіденційність

Будь-які побоювання, що повідомляються за цими Правилами, залишатимуться конфіденційними у колі осіб, що складається з особи, яка повідомила свої побоювання, відповідального за забезпечення відповідності групи Forvis Mazars Group та, в разі потреби, інших членів, яким повідомили про сигнал. Відтак, будь-яка інформація, надана за цією процедурою, включно з інформацією про вашу особу, також залишатиметься конфіденційною.

При цьому зважте на те, що свої побоювання не можна повідомляти анонімно, і ви повинні надати інформацію про свою особу, що завжди залишатиметься конфіденційною і ніколи не розкриватиметься члену команди, що є об'єктом вашого сигналу.

Залежно від характеру піднятої вами проблеми фірма також може бути зобов'язаною за законом розкривати деяку або всю інформацію третій стороні. Вас поінформують у разі такого розкриття.

Розслідуючи справу, відповідальний за забезпечення відповідності групи може вимагати від вас надати додаткову інформацію. Ваша співпраця після повідомлення є важливою для належного розслідування.

Після того, як справа буде розслідувана, вам нададуть звіт про наслідки. Якщо ви повідомили побоювання, що виявилися обґрунтованими, про наслідки розслідування також повідомляється керівнику відповідного органу управління, який вживатиме відповідних заходів.

Навмисні обвинувачення стосовно діяльності фірми Forvis Mazars Group, що повідомляються стороннім особам, є грубим порушенням і розслідуватимуться за дисциплінарною процедурою. Будь-хто, хто припустився таких навмисних обвинувачень, буде звільнений без попередження та без сплати за звільнення без попередження.

Ведення записів

Центральний реєстр усіх сигналів буде вестися відповідальним за забезпечення відповідності групи Forvis Mazars Group, що звітуватиме про наслідки розслідування перед національним виконавчим директором або незалежними директорами фірми.

Сигнали, що не підпадають під дію цих Правил, через короткий час будуть видалятися або реєструватися в окремій системі. Ті сигнали, що підпадають під дію Правил, але не стали приводом для дисциплінарних чи судових розслідувань, зберігаються не більше 2 місяців після завершення розслідування. Ті сигнали, що стали приводом для дисциплінарних чи судових розслідувань, зберігатимуться до завершення цих розслідувань.

Forvis Mazars Group вживає всіх належних заходів, аби забезпечити захист інформації, зібраної в контексті цих Правил, у відповідності з Правилами конфіденційності та всіма застосовними законодавчими та нормативними актами.

Права доступу та зміни

Ви маєте право переглядати, заперечувати, коригувати дані, що стосуються вас, вимагати змінити або вилучити їх, якщо вони неправильні, неповні, застарілі, відповідно до застосовних законодавчих та нормативних актів про захист даних. Для реалізації такого права, будь ласка, скористайтеся Контактною формою для співробітників.

[1] На січень 2015 року відповідальним за забезпечення відповідності групи є Жан-Люк Барле (Jean-Luc Barlet).