Десять найбільш поширених запитань про планові перевірки

1. Який період відкритий для планових документальних перевірок?

Через дію мораторіїв на проведення планових документальних податкових перевірок, наразі для перевірки відкритий період, що охоплює майже 7 років (із початку 2018 року).

Базово, контролюючі органи перевіряють за 3 роки, оскільки донарахування податкових зобов'язань і штрафних санкцій можливе в межах строку 1095 днів (п.102.1 ПКУ).

Але цей період був подовжений через дію двох мораторіїв на перевірки:

• 2020-2022 роки – через COVID-19.
• 2022-2023 роки – через воєнний стан.

Фактично, планові перевірки не проводилися близько 4 років (зворотний відлік з 2024). І до 2020 року більшість перевірок, що були проведені, охоплювали 9 місяців 2017 року.

Тому, якщо платника включено у план-графік перевірок, наприклад, на листопад 2024 року, то швидше за все, перевірка буде за період 01.01.2018 (можливо і 01.10.2017) – 30.09.2024 рр.

 

2. За який період донараховують податкові зобов'язання та застосовують штрафні санкції?

За той самий період, за який перевіряють (п.102.1 ПКУ). Базово – 3 роки (1095 днів), але наразі цей період подовжений через дію мораторіїв, і становить майже 7 років.

 

3. Скільки тривають планові документальні перевірки?

Терміни проведення планових документальних податкових перевірок залежать від величини підприємства, що перевіряється, та обсягу інформації, який перевіряють.

Наразі, через значний період перевірки, її тривалість майже завжди подовжується.

Строк проведення документальних планових перевірок може бути подовжений, але виключно за рішенням керівника, його заступника або уповноваженої особи контролюючого органу.

 

4. Які напрямки діяльності підприємств аналізують при перевірці?

У базовому першому запиті про надання інформації та документів, із високою ймовірністю, контролюючий орган запитає наступне:

• опис діяльності та бізнес-моделі компанії;
• облікову політику, положення про відрядження, преміювання, представницькі заходи та використання службового авто (у частині списання пального);
• статутні документи підприємства та структуру власності;
• накази і результати проведення щорічної інвентаризації активів, капіталу і зобов'язань;
• договори з основними постачальниками (витратна частина) і покупцями (дохідна частина);
• накази про призначення директора та головного бухгалтера (якщо облік веде стороння компанія чи ФОП-бухгалтер – договір із провайдером цих послуг);
• документи на офісні чи складські приміщення компанії (право власності, оренди тощо);
• операції з ФОПами: суть і реальність операцій для визнання витрат (деталі договору, акти, звіти) та правомірність неутримання ПДФО та ВЗ (відповідний КВЕД);
• операції з нерезидентами: витрати, послуги, дивіденди, відсотки, роялті, а також оподаткування виплачених доходів податком на репатріацію;
• причини податкових збитків: нарахування резервів чи забезпечень, витрати від курсових різниць тощо;
• кредити та позики: контроль за ставками податку на репатріацію, правомірність застосування конвенцій, строки повернення та ринковість відсоткової ставки;
• довгострокова заборгованість: перевірка дисконтування та виявлення простроченої заборгованості для цілей оподаткування податку на прибуток у розмірі 18%.
  
   

5. Які документи можуть перевіряти контролюючі органи?

На практиці, всі документи, які стосуються діяльності (господарських операцій) компанії. І не тільки за період перевірки. Проте донарахувати податкові зобов'язання та штрафні санкції за заниження сум податку до сплати в бюджет можуть лише за період перевірки.

У базовому першому запиті про надання інформації та документів, із високою ймовірністю, контролюючий орган запитає в першу чергу наступне:

• Загальну оборотно-сальдову відомість за період перевірки із максимальною деталізацією по субрахунках.
• Картки та обороти по рахунках:
  • рахунки: 10, 11, 13, 15, 20, 30, 31, 36, 37, 38, 39, 40, 46, 50, 60, 63, 64, 65, 66, 67, 68, 69;
  • розрізи: субрахунки, контрагенти та договори, валюти (в розрізі років).
• Відомості нарахування амортизації (бухгалтерський облік і податковий облік).
• Платіжні відомості.
• Договори з ключовими постачальниками та замовниками зі всіма додатковими угодами до них.
• Первинні документи під ці договори (рахунки, замовлення, специфікації, видаткові накладні на товари, акти приймання-передачі робіт чи послуг, розшифровки до актів тощо).
  
   

6. Які первинні та підтверджуючі документи запитують контролери щодо витрат, пов'язаних із оплатою послуг (наприклад, придбаних у ФОП, у нерезидентів)?

У ході планових перевірок, контролюючі органи бажають бачити наступне документальне підтвердження послуг (увага на витратах, особливо на користь ФОП чи нерезидентів):

• Договір з контрагентом-ФОП чи нерезидентом (двомовний ЗЕД-договір).
• Специфікації до договору.
• Акт про надання послуг (виконання робіт).
• Звіт до акту про надані послуги, із деталізацією того що, коли (дата і витрати часу) і ким було зроблено, та які результати отримано (звіт, меморандум, письмова консультація).
• Платіжне доручення.
• Оплачений інвойс на умовах післяплати або інвойс-акт.

Ці документи підтвердять зв'язок із господарською діяльністю та факт отримання послуг (а значить і право на витрати).

Щоб уникнути господарських та інших ризиків для резидента слід забезпечити, щоб зміст договору про надання послуг, разом з додатками до нього, містив наступну інформацію:

• дані, що ідентифікують виконавця послуг, включаючи місце його податкової реєстрації та актуальні платіжні реквізити;
• предмет та суть договірних відносин;
• порядок розрахунків за надані послуги, а також розподіл витрат на банківські комісії між сторонами;
• посилання на документ, який підтверджуватиме приймання наданих за ним послуг.
  
   

7. Які найпоширеніші помилки в складанні первинних документів?

Наша практика свідчить про наступні типові помилки при оформленні первинних документів:

• неузгодженість даних у первинних документах;
• відсутність належного відображення змісту та обсягу господарської операції, одиниць виміру;
• документ не підписаний однією або двома сторонами;
• документ підписано особою, яка перебуває у відпустці;
• підписаний документ особою, яка не має права підпису або підписаний за іншу особу без належних повноважень;
• неможливість ідентифікації підписанта;
• однотипне і недеталізоване оформлення актів (із ФОП чи нерезидентом – виконавцем) не виконавцем, а замовником;
• наявність неналежно оформлених виправлень у документі;
• відсутність перекладу на українську мову.
  
   

8. Як відповідати на запити контролюючих органів?

За замовчуванням у письмовій формі. Якщо приймаєте рішення комунікувати й усно, завжди дублюйте і фіксуйте у письмовій відповіді що, коли і кому ви надавали та/або повідомляли усно. Усні пояснення не мають суперечити тому, що наведено в письмових доказах (відповідях на запити, первинних документах, облікових даних, звітності).

Будьте готові до того, що ваші письмові відповіді цитуватимуть в акті перевірки, тому формулювання мусять бути виваженими.

Потрібно забезпечити доступ контролюючих органів до оригіналів документів компанії (як паперових, так і електронних).

Потрібно бути готовим зняти копії паперових документів чи роздрукувати електронні документи для надання їх ДПС на запит. Копії, що надаються, повинні бути належним чином завірені.

 

9. Як на практиці надають документи контролюючим органам?

У більшості випадків – роблять паперові копії (інспекторам простіше аналізувати ці документи). Рідше – направляють електронні копії на флешці.

Якщо робите фізичні копії документів, радимо:

1. Робити два екземпляри копій:
   • один для ДПС;
   • інший для вас, щоб підтвердити, які саме копії були зняті та надані ДПС.
2. Вести реєстр (перелік) зроблених копій (на титульному аркуші додатків до відповіді на запит ДПС):
   • Форма: довільна письмова, може бути додатком до відповіді на запит або окремим документом.
   • Зміст: назва документа, дата, номер між ким і ким складено.
   • Рекомендації: додайте реквізити передачі копій (дати передачі і прийняття копій, а також посади і ПІБ осіб, які передали їх, і інспектора, який їх отримав). Це надзвичайно важливо для дисципліни всіх учасників процесу і для подальшої доказової бази у випадку оскарження результатів перевірки в досудовому чи судовому порядку.
     
      

10. Як завіряти копії документів, які надаються у відповідь на запит контролюючого органу?

Спосіб 1. Кожну (!) сторінку засвідчуєте:

• надписом «Згідно з оригіналом»;
• посадою особи, яка завіряє;
• ПІБ;
• датою завіряння;
• особистим підписом особи, яка завіряє.

Спосіб 2. Якщо копій багато, зробіть книгу з копій.

Для цього потрібно:

• прошити книгу канцелярськими нитками;
• пронумерувати кожну сторінку;
• наклеїти паперову «пломбу» з чистого шматочка (5 см х 5 см) на звороті, закриваючи вузол з обрізаних ниток (кінці ниток мають виходити з-під пломби);
• поставити на пломбу круглу печатку компанії (якщо така є);
• на пломбі зробити єдиний напис (не на кожному аркуші):
  • «Згідно з оригіналом»;
  • кількість сторінок;
  • посада завіряючого;
  • ПІБ;
  • дата завіряння;
  • особистий підпис завіряючого.

Готуєтеся до податкової перевірки? Команда Forvis Mazars допоможе вашій компанії з аналізом аспектів діяльності, які можуть бути виявлені при перевірці, проведенням інструктажу співробітників, а також повним або частковим супроводом перевірки з клієнтом або замість клієнта. У разі запитань звертайтеся до наших експертів.