Förslag – Avskaffat krav på bevarande av räkenskapsinformation i original

I nuläget är det är möjligt för företag att överföra räkenskapsinformation från ursprungligt material till något annat material, t.ex. genom att digitalisera pappersmaterial. Men även om informationen har överförts ska det ursprungliga materialet bevaras till det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

I regeringens lagrådsremiss föreslås bland annat att ursprungliga handlingar med räkenskapsinformation inte längre ska behöva bevaras efter att räkenskapsinformationen är överfört till något annat material. Till exempel får papperskvitton, oavsett eget upprättat eller som företaget fått in från någon annan, förstöras om de har digitaliserats. Likaså kan ett papperskvitto i original förstöras efter att handlingen överförts till annan pappershandling.

De flesta remissinstanserna är positiva till förslaget och välkomnar en modernisering av bokföringslagen och anpassning till dagens tekniska förutsättningar.

Vissa remissinstanser påtalar att om bevarande av räkenskapsinformation i sin ursprungliga form tas bort, så bör materialet inte få förstöras förrän bokföring har skett, det på grund av att det till exempel i vissa brottsutredningar skulle kunna uppstå betydande bevissvårigheter.

Regeringen bedömer att avskaffandet av dessa krav varken skulle leda till att myndigheternas möjligheter till tillsyn, brottsbekämpning och brottsförebyggande arbete försämras eller att brottsligheten ökar. De drar också slutsatsen att avskaffandet av kravet på bevarande av ursprungligt material kommer medföra stora ekonomiska och tidsmässiga besparingar för företagen med betydligt lägre kostnader för administration och arkivering.

De nya reglerna föreslås träda i kraft den 1 juli 2024.

Regeringens förslag är välkommet och kommer underlätta för såväl små som stora företag om det röstas igenom.

 Publicerad i Mazars nyhetsbrev april 2024.