Procedure for personalets rapportering af uregelmæssigheder
Hvilke typer problemstillinger/mistanker er dækket af denne politik?
Denne politik dækker situationer, hvor et individ (både eksternt og internt i Forvis Mazars Group) rejser en mistanke om en risiko, uredelig embedsførelse eller ulovlighed, som påvirker medlemmer af virksomheden, inden for følgende områder:
- Økonomisk, regnskabsmæssigt
- Bestikkelse og korruption,
- Monopoludøvelse,
- Fare for helbred og sikkerhed,
- Fare for miljøet,
- Diskriminering og chikane.
Disse mistanker omtales som "uredelig embedsførelse". Denne Politik dækker ikke problemstillinger eller klager angående din egen personlige ansættelsessituation. Problemstillinger eller klager i den forbindelse skal rejses via virksomhedens faglige klageprocedure. Denne Politik angår hverken risiko, uredelig embedsførelse eller ulovligheder inden for andre områder end dem, der er nævnt i herværende afsnit, og/eller som påvirker personer, der ikke er medlem af virksomheden, såsom kunder, leverandører m.fl.
Beskyttelsen som denne Politik yder
Proceduren for rapportering af uregelmæssigheder er fakultativ, og Forvis Mazars Group ansatte kan ikke holdes ansvarlig for ikke at have indgivet en rapportering af uregelmæssigheder.
Du bliver ikke pålagt at skulle bevise sager, som er rejst under denne Politik. En oprigtig og rimelig mistanke om, at uredelig embedsførelse har fundet sted eller sandsynlighed for, at den vil finde sted, er tilstrækkeligt.
Bestemmelserne i afsnittet "Personligt Ansvar" - hvis en Forvis Mazars Group medarbejdet rejser en problemstilling iht. denne Politik - indebærer ikke risiko for at miste sit job eller udsættelse for nogen form for straf. Forudset at du handler ærligt og rimeligt, har det ingen betydning, hvis du tager fejl i din mistanke.
Forvis Mazars Group accepterer ikke personforfølgelse eller chikane af personale, der har rejst en mistanke iht. denne Politik. Alle beskyldninger for personforfølgelse eller chikane vil blive taget meget alvorligt, og vil, hvis de er velbegrundede, blive nøje undersøgt i virksomhedens disciplinære procedure som en potentiel grov tjenesteforseelse. Enhver, der findes skyldig i at have behandlet en kollega på denne måde, kan blive afskediget straks eller blive bedt om at forlade arbejdspladsen straks med betaling for retmæssig opsigelsesperiode.
Personligt ansvar
Hvis man bevidst skaber en falsk beskyldning iht. denne Politik, udgør det en grov tjenesteforseelse, og det vil sandsynligvis udløse disciplinære sanktioner og/eller juridisk forfølgelse.
Hvad skal du gøre, hvis du har en mistanke
Hvis du har mistanke om Uredelig embedsførelse, kan du rejse denne mistanke via formularen nedenfor (data kan ikke åbnes af lokale teams og Formularen kan ikke ændres af lokale teams).
Forvis Mazars Groups ansvarlige medarbejder for målopfyldelse og overholdelse [1] tager kun kontakt til Gruppens Styrelsesråd eller dens Uafhængige medlemmer, og i den grad det er nødvendigt, til Direktionen. Der skal gøres opmærksom på, at medlemmer, der tager sig af at modtage og behandle rapportering af uregelmæssigheder, under alle omstændigheder har tavshedspligt.
Det er vigtigt, at et teammedlem kan rapportere sin evt. mistanke uden frygt for repressalier. Derfor bliver beskyldninger af personforfølgelse i sådanne situationer taget meget alvorligt, og der vil blive foretaget disciplinære handlinger mod enhver person, der findes skyldig i en sådan adfærd.
Diskretion
Alle mistanker der rejses iht. denne Politik forbliver fortrolige mellem personen, der har rejst mistanken, Forvis Mazars Groups ansvarlige medarbejder for målopfyldelse og overholdelse og, i den grad et er nødvendigt, andre medlemmer, som har adgang til indgivelsen af mistanken. Alle oplysninger, du giver under denne procedure inklusive din identitet, vil således også forblive fortrolige.
Bemærk venligst i den forbindelse, at mistanker ikke kan rejses anonymt, og du skal opgive oplysninger om din identitet, som altid forbliver fortrolige og aldrig videregives til medlemmet, som mistænkes.
Afhængigt af hvilken slags sag, du har rejst, kan virksomheden af juridiske grunde blive tvunget til at afsløre nogle eller alle oplysningerne til en tredjepart. Du vil blive underrettet, hvis en sådan afsløring bliver nødvendig.
Under behandlingen af sagen kan Gruppens ansvarlige medarbejder for målopfyldelse og overholdelse bede dig om, at give yderligere oplysninger. Dit samarbejde, efter at du har rejst en sag, er vigtigt for den korrekte undersøgelse af din mistanke.
Når sagen er blevet undersøgt, får du en rapport med undersøgelsesresultaterne. Hvis du har rejst en mistanke, som viser sig at være begrundet, bliver undersøgelsesresultaterne også rapporteret til den relevante Management Unit chef, som vil foretage det nødvendige.
Falske beskyldninger angående en Forvis Mazars Group virksomheds aktiviteter til udenfor stående personer vil være en grov tjenesteforseelse og vil blive behandlet ifølge virksomhedens disciplinære procedure. Enhver, der har lavet en bevidst falsk beskyldning, kan blive afskediget straks eller blive bedt om at forlade arbejdspladsen straks med betaling for retmæssig opsigelsesperiode.
Registrering
En central registrering af alle rapporteringer bliver varetaget af Forvis Mazars Groups ansvarlige medarbejder for målopfyldelse og overholdelse, som vil rapportere undersøgelsesresultatet til hovedbestyrelsen og til virksomhedens uafhængige bestyrelsesmedlemmer.
Rapporteringer, der ikke falder ind under denne Politik, bliver kort tid efter slettet eller registreret i et separat system. De rapporteringer, der falder inden for denne Politik, men som ikke resulterer i disciplinære eller juridiske forfølgelser, bliver kun opbevaret i 2 måneder, efter at undersøgelsen er afsluttet. De rapporteringer, der resulterer i disciplinære eller juridiske forfølgelser, bliver opbevaret, indtil disse forfølgelser er afsluttet.
Forvis Mazars Group benytter alle passende sikkerhedsforanstaltninger til at sikre beskyttelsen af de indsamlede oplysninger i forbindelse med denne Politik i overensstemmelse med Privatlivs politikken og alle gældende bestemmelser.
Ret til adgang og ændring
Du har ret til at få adgang, gøre indsigelse og rette i de data, der angår dig, og til at bede om, at de bliver ændret eller slettet, hvis de er ukorrekte, ufuldstændige eller forældede iht. gældende bestemmelser om databeskyttelse. For at udøve denne ret skal du bruge Ekstern kontaktformularen nedenfor.
[1]Siden januar 2015, er Jean-Luc Barlet gruppens ansvarlige medarbejder for målopfyldelse og overholdelse.