Obligación del Sistema de Facturación Electrónica

Sistema de facturación

Esta obligación se ha convertido en un aspecto principal en las operaciones de las empresas, dado que actualmente dentro del sistema electrónico de documentos que se transmiten a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) se encuentran facturas electrónicas, documento soporte de pago de nómina electrónica, documentos equivalentes electrónicos y sus respectivas notas crédito o notas de ajuste.

Según el "artículo 1.6.1.4.4 El sistema de facturación es el conjunto de funcionalidades que permiten la interoperabilidad e interacción de la factura electrónica, los documentos equivalentes y los documentos electrónicos determinados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, y que puedan servir para el ejercicio de control de la autoridad tributaria y aduanera como soporte de las declaraciones tributarias o aduaneras y/o de soporte de los tramites que se adelanten ante esta entidad, así como los demás instrumentos electrónicos que se deriven de estos.

El sistema de facturación comprende: 

1. La factura de venta;
2. Los documentos equivalentes
3. Los documentos electrónicos que sean determinados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), y que puedan servir para el ejercicio de control de la autoridad tributaria y aduanera, de soporte de las declaraciones tributarias o aduaneras y/o de soporte de los tramites que se adelanten ante esta entidad."                   

Por su relevancia compartimos este boletín informativo donde se relacionan las consideraciones más relevantes de la normatividad en materia de facturación electrónica.

Facturacion electrónica

Normatividad legal que aplica a la facturación electrónica en Colombia

Ha transcurrido alrededor de 3 años desde el inicio de la implementación del sistema de facturación electrónica, se han expedido varias disposiciones, entre ellas el Decreto 358 de 2020 y la Resolución 000042 de 2020 (posteriormente modificada por las resoluciones 000094 y 000099 de 2020, y las resoluciones 000012, 000037, 000063 y 000167 de 2021, Ley 2155 de 2021 se crearon una serie de modificaciones al artículo 616-1 del Estatuto Tributario –ET– componentes de facturación electrónica y documentos equivalentes.

Posteriormente fueron reglamentadas la Resolución 000085 de 2022, Concepto Unificado No. 0106 de 2022, por medio del Concepto Unificado No. 0106 de 2022. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN recogió la normatividad tributaria vigente sobre la facturación electrónica y revocó todas las disposiciones en los conceptos y oficios expedidos con anterioridad por último se expidió el Decretó 442 de 2023 en marzo 29 de 2023.

Obligados a Facturar electrónicamente

Son obligados a facturar electrónicamente: las personas jurídicas, los responsables de IVA y de Impuesto Nacional al Consumo, las personas naturales que superen ingresos brutos de 3500 UVT ($133.014.000 año 2022, $148.442.000 año 2023), tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del IVA, atendiendo las indicaciones previstas en el parágrafo 3 del artículo 437 del ET y los contribuyentes inscritos en el régimen simple de tributación RST.

Sujetos no obligados a expedir factura electrónica

No se requerirá la expedición de factura en las operaciones realizadas por los siguientes actores:

a) Bancos.

b) Corporaciones financieras.

c) Corporaciones de ahorro y vivienda, las compañías de financiamiento comercial.

d) Las empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros.

e) Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, en relación con los ingresos que se deriven de estas actividades.

f) Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con IVA, cuyos ingresos sean inferior a 3.500 UVT.

g) Los prestadores de servicios desde el exterior.

Servicios informáticos electrónicos

Actualmente existen varias opciones para elegir el software de facturación electrónica, en nuestra experiencia este paso es relevante para llevar a cabo el proceso, dado que dependerá del tipo de negocio, volumen y tecnología con la que cuente cada compañía, las opciones son las siguientes:

Servicio Gratuito DIAN: Manejar el servicio "Facturación Gratuita DIAN", solo se requiere un dispositivo con acceso a internet. Sin embargo, para esta opción es importante contar con las intermitencias e inestabilidades que presenta este sistema.

Desarrollo propio: para generar facturas electrónicas, se puede implementar un software propiode facturación electrónica, sin embargo, se requieren conocimientos técnicos de sistemas, desarrollo y programación; para ello, la DIAN cuenta con una "Caja de Herramientas" (Paquete de documentación y ejemplos de facturas). Es importante considerar que esta opción puede ser un poco mas demorada y costosa para la compañía. Dependerá de las necesidades que quiera cubrir la compañía con este desarrollo.

Proveedor Tecnológico: El contribuyente puede contratar los servicios de un Proveedor Tecnológico autorizado por la DIAN. A través de este proveedor las compañías podrán transmitir la facturación electrónica de acuerdo con los lineamientos legales.

Requisitos previos para facturar electrónicamente

Para iniciar con el proceso de facturar electrónicamente, los sujetos obligados deben considerar los siguientes aspectos:

 I. Contar con el RUT actualizado, tanto de la compañía como de los representantes legales y tener acceso a los correos electrónicos registrados en el RUT

II. Tener el instrumento de firma electrónica.

III. Instalar un certificado de firma digital, el cual podrá ser obtenido con las entidades autorizadas por la ONAC. Para aquellos facturadores que hayan elegido el software gratuito de la Dian, tal certificado podrá ser solicitado sin costo. 

Requisitos de la factura de venta y de los documentos equivalentes 

Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de esta, con el lleno de los siguientes requisitos de acuerdo con lo que señala el artículo 617 del Estatuto Tributario:

a) Estar denominada expresamente como factura de venta.

b) Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

c) Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. (Literal c, modificado por el Art. 64 de la Ley 788 de 2002)

d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

e) Fecha de su expedición.

f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

g) Valor total de la operación.

h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. 

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.

Idioma y moneda en el contenido de los sistemas de facturación de venta

El sujeto obligado a facturar debe generar la respectiva factura electrónica de venta en su totalidad en español y moneda oficial peso colombiano. Lo anterior sin perjuicio de que pueda a su vez expresarse la factura electrónica de venta en otros idiomas o monedas complementarios.

Sanciones por incumplimientos en la facturación electrónica

Según lo establecido en el Estatuto Tributario, los sujetos obligados a facturar electrónicamente que no cumplan con los requisitos de facturación electrónica pueden enfrentar sanciones como el cierre del establecimiento por 3 días, o sanción pecuniaria del 1 % del valor de las operaciones facturadas sin el cumplimiento de tales requisitos legales según el artículo 617. E.T, sin exceder el equivalente a 950 UVT ($40.291.000 en 2023).

[1]  concepto unificado no. 0106 del 19 de agosto de 2022 obligación de facturar y sistema de factura electrónica

[2]  Decreto 442 DE 2023

[3]  Resolución 000085 de 2022.

[4]  Concepto 911428 – int – 106 de 19 de agosto de 2022. DIAN

[5]  Concepto 100192467- 1963 de 2023 – DIAN