Implementación de la Nómina Electrónica

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), dispone en la resolución que las empresas deben adaptar el sistema de facturación electrónica para poder realizar la emisión del documento soporte de nómina electrónica derivado de los pagos y abonos en cuenta por concepto de una relación laboral o legal y reglamentaria, y así mismo las notas de ajuste del documento soporte de nómina electrónica en caso de darse un ajuste por errores de cálculo o de contenido.

La generación y trasmisión de estos documentos se realiza de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por el sujeto obligado.

Documento soporte de nómina electrónica

El documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, deben contener la información establecida en los artículos 5 (información y contenido del documento soporte de pago de nómina electrónica) y 17 (notas de ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica) de la resolución 000013 de 2021, para la generación, trasmisión y validación por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

Este documento está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total de la diferencia de estos. Se debe generar y trasmitir para efectos tributarios de manera mensual independientemente de que el sujeto obligado realice pagos en periodos diferentes o inferiores al mencionado anteriormente, el plazo para la trasmisión de nómina electrónica y notas de ajustes será los primeros 10 días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta.

El documento soporte de pago de nómina electrónica debe contener la siguiente información que establece la resolución 000013 de 2021 Articulo 5:

1. Estar denominado.
2. Identificación completa del sujeto obligado.
3. Identificación del beneficiario del pago.
4. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica - Cune.
5. Numeración consecutiva.
6. Valores devengados de nómina, deducidos de nómina y valor total diferencia.
7. El medio de pago utilizado.
8. Fecha y hora de generación.
9. Firma digital del sujeto obligado.
10. Identificación del software.

Marco normativo que aplica a la nómina electrónica en Colombia

Resolución 000013 de 2021: Por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y se adopta el anexo técnico para este documento.

​Resolución 0037 de 2021: Por la cual se establece la fecha en la cual quedará disponible cada una de las funcionalidades del sistema de factura electrónica para la implementación de los anexos técnicos de las Resoluciones 000012, 000013 y 000015 de 2021 y se dictan otras disposiciones.

Resolución 000063 de 2021: Por la cual se modifican el artículo 1 de la Resolución 000037 del 05 de mayo de 2021, el numeral 1 del artículo 6 de la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, modificado por el artículo 3 de la Resolución 000037 del 05 de mayo de 2021.

Resolución 000151 de 2021: Por la cual se establece un plazo especial para la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica para empleadores que tienen a su cargo entre uno (1) y diez (10) empleados.

Resolución 000028 de 2022: Por la cual se modifica el artículo 1 de la resolución 00151 de 2021 y se establece un plazo especial para la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica para empleadores no obligados a expedir factura electrónica de venta.

Obligados a generar y trasmitir documento soporte de nómina electrónica

De acuerdo con el artículo 4 de la resolución 000013 de 2021 se encuentran obligados a generar y trasmitir para validación el documento soporte de pago de nómina electrónica los contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementario que realicen pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral o legal, y por pagos a pensionados que requieran soportar los costos y deducciones e impuestos descontables.

No obligados a emitir nómina electrónica

No están obligados a emitir nómina electrónica los siguientes empleadores.

• Las personas jurídicas que no son declarantes de renta (art. 22 del ET.).
• Las personas naturales del régimen ordinario del impuesto de renta que, aunque tengan empleados al final del año no quedan obligados a declarar renta.
• Las personas naturales o jurídicas pertenecientes a régimen simple.

Servicios informáticos electrónicos

La generación del documento soporte de pago de nómina electrónica se debe hacer mediante un software que cumpla con las condiciones técnicas señaladas por la DIAN y debe estar validado y aprobado por esta, puede utilizarse un software propio, software gratuito de la DIAN o contratar un proveedor tecnológico especializado.

Para generar el documento soporte de nómina electrónica primero se debe habilitar el servicio en la página de la DIAN, para luego implementarla, lo que requiere un software propio o de un proveedor tecnológico, la firma digital y configurar o parametrizar todo lo necesario para que pueda empezar a enviar los documentos electrónicos de nómina.

Requisitos previos para generar y emitir nómina electrónica

Para iniciar con la generación y trasmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica se deben tener presente los siguientes requisitos:

• Estar habilitados en facturación electrónica.
• Contar con software para la generación del documento soporte.
• Firma digital.
• Estar habilitado en la DIAN.

Idioma y moneda en el contenido de la nómina electrónica

En la generación se debe utilizar el idioma español y el peso colombiano para el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, sin perjuicio que además de expresar el respectivo valor en pesos colombianos pueda expresarse en otra moneda y en un idioma distinto al español.

Sanciones por incumplimientos en la trasmisión de nómina electrónica

Por tanto, en caso de incumplirse la obligación de transmitir a la DIAN la nómina electrónica, además de no poder imputarse dentro de la declaración de renta el costo de la nómina no transmitida, también será imputable la sanción del artículo 651 del ET:

• El 5% del total de la nómina si no presenta ninguna información.
• El 4% si presenta información errónea y no la corrige dentro de los plazos.
• El 3% si entrega la información tarde.

[1]  Resolución 000013 de 2021.

[2]  Anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica.

[3]  Resolución 000028 de 2022.