Documentos equivalentes a factura aceptados fiscalmente en 2023

Por su importancia compartimos este boletín informativo donde relacionamos cuáles documentos equivalentes están vigentes en el año 2023.

Documentos equivalentes a la factura de venta

Los documentos equivalentes a factura de venta son aquellos que cumplen con los requisitos fiscales establecidos por la DIAN, por lo cual, tienen valor tributario para respaldar operaciones comerciales. Estos soportes son manejados cuando no se recibe una factura propiamente dicha, pero es necesario respaldar una operación sujeta a impuestos. 

Los documentos equivalentes a factura válidos para efectos tributarios en 2023 son los siguientes:

1. El tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. no otorgan derecho a impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA, ni a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios para el adquiriente. No obstante, los adquirientes podrán solicitar al obligado a expedir factura de venta, cuando en virtud de su actividad económica tengan derecho a solicitar impuestos descontables, costos y deducciones.

“El tiquete P.O.S., lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar, siempre que la venta del bien y/o prestación del servicio que se registre en el mismo no supere cinco (5) UVT por cada documento equivalente P.O.S. que se expida, sin incluir el importe de ningún impuesto”.

2. La boleta de ingreso a cine.

3. El tiquete de transporte de pasajeros.

4. El extracto (expedido por los obligados a facturar que sean sociedades fiduciarias, fondos de inversión colectiva, fondos de capital privado, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías).

5. El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros.

6. El documento en juegos localizados.

7. La boleta, fracción o formulario en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados.

8. El documento expedido para el cobro de peajes.

9. El comprobante de liquidación de operaciones expedido por Bolsa de Valores.

10. El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities.

11. Documento expedido para los servicios públicos domiciliarios.

12. La boleta de ingreso a espectáculos públicos.

13. El documento equivalente electrónico. (documento que podrá desarrollar los documentos equivalentes, según lo previsto en el parágrafo 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario).

A. Documentos soporte electrónicos

Los documentos soporte en el sistema de facturación electrónica son documentos cuyo fin es sustentar costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios o impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA cuando apliquen las siguientes operaciones:

I.  El documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente. Este documento será emitido a través de la plataforma electrónica destinada por la DIAN – Dirección de impuestos y aduana nacionales de acuerdo con el medio tecnológico escogido (sistema DIAN, Software propio o proveedor electrónico autorizado).

II.  El documento soporte de pago de nómina electrónica.

B. Otros puntos importantes a considerar

I. Facturas de plataformas de comercio

El texto del inciso octavo del artículo 616-1 del ET incluyo que para las plataformas de comercio electrónico se deberán poner a disposición un servicio que permita la expedición y entrega de la factura electrónica de venta por parte de sus usuarios al consumidor final.

II. Ningún facturador electrónico puede expedir tiquetes POS en compras superiores a 5 UVT

El pasado 1 de junio de 2023 venció, el último plazo para que los sujetos obligados a expedir factura electrónica o documento equivalente, que optaron por expedir en sus operaciones tiquetes POS, aplicaran el límite máximo de 5 UVT ($212.060 por 2023) señalado en el inciso 2 del parágrafo 2 del artículo 616-1 del ET, modificado por la Ley 2155 de 2021.

Para efectos de calcular el límite máximo de 5 UVT, se deberá medir el valor de la compra antes de cualquier impuesto.

III. Conservación de los documentos, informaciones y pruebas

Todos los Documentos relacionados con la facturación electrónica deberán ser conservados según la regla general del  artículo 632 del Estatuto Tributario, al menos por el término de 5 años contados a partir del 1 de enero del año siguiente al de su generación.

IV.  Normatividad

[1]  Concepto unificado no. 0106 del 19 de agosto de 2022 obligación de facturar y sistema de factura electrónica.

[2]  Decreto 442 DE 2023.

[3]  Resolución 000085 de 2022.

[4]  Concepto 911428 – int – 106 de 19 de agosto de 2022 – DIAN.

[5]  Concepto 100192467 - 1963 de 2023 – DIAN.