Contratos de mandato

1e de julio del 2024 - La transformación constante en la economía mundial a partir del siglo XX ha generado la necesidad a las empresas de desarrollar su capacidad de adaptabilidad a los mercados comerciales, cada vez más competitivos. En pro de desarrollar estrategias tendientes a la optimización de recursos se han establecido algunos contratos de colaboración empresarial que permiten que las compañías logren ser más competitivas y eficientes en un mercado cada vez más exigente, a continuación, explicamos algunos puntos importantes a considerar:

¿Qué son los contratos de colaboración empresarial?

El contrato de colaboración empresarial es un acuerdo desarrollado por dos o más partes, en las que cada una de ellas asume unas obligaciones y unos derechos en particular. Esta integración empresarial presupone un marco jurídico que finalmente definirá el tipo de contrato y las cláusulas por el que el mismo se regirá.

¿Cuándo se configura un contrato de mandato?

En términos generales el artículo 2142 del Código Civil Colombiano, define el mandato como un acuerdo en el que una o varias partes (los mandantes) designan la gestión de su negocio a otra (el mandatario), la cual, a su vez desarrolla las actividades por cuenta y riesgo de la primera.

Dicho lo anterior, es importante mencionar que este tipo de contratos se generan bajo el consenso de las partes, por lo que su celebración podrá llevarse a cabo de cualquier forma manifiesta, verbal o escrita, acudiendo a documentos públicos o privados y en determinadas ocasiones, como producto de una responsabilidad tácita, adquirida en el desarrollo de las actividades empresariales, pudiendo ser gratuito o remunerado.

¿Cuáles son los tipos de contrato de mandato?

Como lo mencionamos anteriormente, una de las partes que celebra el contrato de mandato, será la encargada de desarrollar la actividad para la cual ha sido designado, pero es importante entender la implicación que esta parte podría llegar a tener a nivel jurídico.

Un contrato de mandato puede desarrollarse con representación o sin representación, por lo que el artículo 1505 del Código Civil Colombiano define el efecto de la representación, como el mismo al que se hubiese generado actuando a nombre propio. Dicho en otras palabras, la obligación que adquiere el mandatario también obliga a él mandante.

Para el caso del contrato de mandato sin representación, el mandatario actuara en su propio nombre, por lo que, si bien actuara para desarrollar las actividades del mandante, esta información no deberá ser develada y cualquier acuerdo firmado entre el mandatario y un tercero, nunca extenderá las obligaciones producto de este al mandante, ni tampoco los derechos que se generaran por la transacción.

Marco normativo contable del contrato de mandato

El reconocimiento contable de las transacciones efectuadas en el contrato de mandato dependerá, principalmente, de la evaluación que se realice sobre la actuación que pueda ejecutar el mandatario, en los términos de la NIIF 15 Ingresos procedentes de contratos con clientes y en la sección 23 de las NIIF para las Pymes Ingresos de actividades ordinarias, donde deberá definirse su participación como agente o principal.

La participación como agente del mandatario en la prestación del servicio o venta de los bienes está relacionada normalmente con el contrato de mandato, pero no deberá entenderse como definitiva, ya que existe la necesidad de profundizar en la esencia del clausulado que regirá el acuerdo.

Si se actúa como agente, el reconocimiento contable estará definido con un pasivo por ingresos para terceros o de contrato de mandato y posteriormente será trasladado a la mandante para su reconocimiento. La porción del ingreso que deberá ser reconocida por el mandatario, será la acordada como su comisión o ingresos por servicios de administración de contrato de mandato.

Desde la perspectiva de la mandante, en el caso que el mandatario actúe como agente, esta deberá reconocer los activos, pasivos, ingresos y costos asociados al contrato de mandato.

Este tratamiento ha sido reiterado por el CTCP Consejo Técnico de la Contaduría Pública, en el concepto 0678 de 2020, el cual define los aspectos que deben ser tenidos en cuenta para considerar el mandatario como un agente, cuando:

No está expuesta a los riesgos y ventajas significativos asociados con la venta de bienes o a la prestación de servicios;
Se considera que una entidad actúa como agente cuando el monto de su ganancia es predeterminado, ya sea una comisión fija por transacción o un porcentaje establecido del monto facturado al cliente.

De igual forma, se entiende que una entidad actúa como principal, cuando:

La entidad tiene la obligación fundamental de proporcionar bienes o servicios al cliente, o de cumplir con el pedido; por ejemplo, haciéndose responsable de la aceptabilidad de los productos o servicios solicitados o comprados por el cliente;
La entidad puede, a discreción, establecer los precios, tanto de manera directa como indirecta, por ejemplo, brindando bienes o servicios adicionales;
La entidad asume el riesgo de crédito del cliente.

Finalmente, en el estado de situación financiera del mandatario deberán identificarse completamente las cuentas por cobrar y pagar, al igual que los ingresos por concepto de servicio de administración de contratos de mandato.

Marco normativo tributario del contrato de mandato

La naturaleza del contrato de mandato trae algunas obligaciones formales especiales para las partes dentro de las cuales algunas pueden recaer sobre el mandatario o el mandante.

Facturación:

El decreto 358 de 2020 el cual modifico el artículo 1.6.1.4.9 del decreto 1625 de 2016, señala que la facturación de los servicios prestados o venta de bienes en el desarrollo de un contrato de mandato deberá estar a cargo del mandatario, por lo que la factura será emitida al cliente por su parte cumpliendo con el total de los requisitos establecidos. Las facturas de compra provenientes de transacciones que tienen relación de causalidad con el desarrollo del contrato deberán ser emitidas por los proveedores a nombre del mandatario. Posterior a este tratamiento inicial la mandataria deberá trasladar y certificar las transacciones por medio de un certificado de mandato firmado por contador público y revisor fiscal, dependiendo la obligatoriedad, en el que se detallaran los montos y conceptos producto de estas transacciones.

Impuesto al valor agregado:

El IVA que se genera como resultado de las transacciones de venta de las actividades de mandato deberá ser facturado y cobrado por el mandatario de acuerdo con las tarifas determinadas para las actividades desarrolladas, no obstante, y según el concepto 077986 de 2001, proferido por la DIAN, la obligación formal en la presentación de las declaraciones relacionadas con este impuesto recae directamente sobre el mandante, con base en la información suministrada por el mandatario. En línea con lo anteriormente señalado, será el mandante quien declarará los ingresos y solicitará los impuestos descontables.

Retenciones en la fuente:

Para el tratamiento de la retención en la fuente derivada de las actividades del contrato de mandato, es preciso señalar que el mandatario deberá asumir la calidad del mandante. Con base en lo anteriormente expuesto, se entiende que, si el mandante es agente de retención, el mandatario deberá asumir esta calidad así no la ostente para sus actividades propias. Este tratamiento encuentra sustento en el concepto 091385 de 2007, emitido por la DIAN, donde además señala la obligatoriedad para el mandatario de declarar, pagar y certificar las retenciones en la fuente y adicional realizar el pago de sanciones e intereses por este concepto.

Impuesto a las ganancias:

La declaración de los ingresos, gastos, costos y deducciones estará a cargo de la mandante, al igual que las retenciones e impuestos descontables. Es en esta instancia donde toma relevancia la expedición del certificado de mandato, que deberá ser emitido por el mandatario, y que servirá como soporte de acuerdo con los montos y conceptos certificados dentro del desarrollo del contrato de mandato, por lo que las facturas serán reemplazadas por este soporte, siendo esta una excepción sobre los soportes de los costos y deducciones, señalada en el artículo 771–2 del estatuto tributario.

Información exógena:

En materia de reporte en medios magnéticos, la información exógena que deberá tenerse en cuenta será la consignada en el artículo 631 del estatuto tributario, donde el mandatario, deberá tener en cuenta el reporte de información de ingresos recibidos para terceros y los formatos aplicables a los contratos de colaboración empresarial, de acuerdo con la vigencia y obligatoriedad de cada uno de estos.

Normatividad: