Conciliación Token DIAN y Documentos electrónicos

Por su importancia, compartimos este boletín informativo donde relacionamos cuáles son los aspectos más relevantes para realizar la conciliación del token de la DIAN de los documentos electrónicos allí reflejados.

Token de acceso a la DIAN

También conocido como token de autenticación o token criptográfico, es un elemento electrónico que se le da a un usuario autorizado de un servicio computarizado para facilitar el proceso de autenticación a los servicios de la DIAN.

• Como persona natural, el token llega al correo electrónico registrado en el RUT.
• Como persona jurídica, el token llega al correo electrónico del representante legal como persona natural.

¿Cómo ingresar?

• Para realizar el proceso, debes ingresar a la opción de "Facturando electrónicamente" en factura electrónica de https://www.dian.gov.co/
• Selecciona el modo de ingreso, persona natural o empresa, y diligencia el formulario.
• Al dar clic en "entrar", se notifica que llegará el token de ingreso al correo electrónico registrado en el RUT, con una vigencia de 60 minutos.

Documentos electrónicos generados en el Token

Los documentos que se visualizan en la plataforma de la DIAN están representados por aquellos que se han emitido electrónicamente a través de un proveedor de servicios tecnológicos autorizado, software propio desarrollado o la solución gratuita de la DIAN, y que transfieren la información directamente a la DIAN:

• Facturas de ventas emitidas.
• Facturas de compras recibidas.
• Documentos soporte en adquisiciones efectuados a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.
• Nómina electrónica emitida.

Puntos importantes por considerar

Ventajas:

• Generar archivo en Excel para manejo de la información reportada a la DIAN para cualquiera de los documentos mencionados previamente.
• Permite realizar la validación y conciliación con las facturas de venta emitidas en el periodo y facturas de compra que hayan sido recibidas a través de los servicios electrónicos de la DIAN sin ningún error en su emisión.
• Permite una conciliación de los ingresos reportados en el mes a la entidad fiscal para soporte de las declaraciones tributarias a presentar, como retención en la fuente con auto renta, ICA o IVA según corresponda su periodicidad.
• Visualizar y descargar las facturas de compra emitidas a favor del receptor o de quien descarga el token, en formato gráfico de la DIAN.
• Confirmar sobre la totalidad de los documentos que deberían ser recibidos en el transcurso del mes para soporte de costos y deducciones para la declaración de impuesto de renta anual, que fueron emitidos al comprador o receptor.
• Validar facturas de compra que no hayan sido recibidas vía correo electrónico, para soporte de costos y deducciones, vía formato gráfico de la DIAN.
• Permite realizar la validación de la transmisión de la nómina electrónica del respectivo mes para soporte de costos y deducciones en la declaración de impuesto de renta.

Otros puntos:

• Para su generación, funciona directamente con los correos electrónicos registrados en el RUT ya sea de la persona natural o del representante legal, lo cual, al no tener un acceso directo a este correo, dificulta su operabilidad.
• Tiempo limitado a 60 minutos una vez generado a través de la página de la DIAN.
• La información cargada de la nómina electrónica no permite realizar una validación o cruce contable con la totalidad de los conceptos de esta.

Normatividad

• Resolución 000013 de 2021: Por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y se adopta el anexo técnico para este documento.
• Resolución 167 del 2021: Por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, para su transmisión electrónica y se expide el anexo técnico para este documento.
• Resolución 000085 de abril de 2022: Por la cual se desarrolla el registro de la factura electrónica de venta como título valor, se expide el anexo técnico correspondiente y se dictan otras disposiciones.
• Concepto unificado 0106 del 22 de agosto de 2022: Obligación de facturar y sistema de factura electrónica.
• Resolución 165 de noviembre de 2023: Por la cual se desarrolla el sistema de facturación, los proveedores tecnológicos, se adopta la versión 1.9 del anexo técnico de factura electrónica de venta, se expide el anexo técnico 1.0 del documento equivalente electrónico, y se dictan otras disposiciones.