Abc del cobro ejecutivo de una factura electrónica
Al vender un producto o prestar un servicio, se debe emitir una factura como comprobante de la venta. Esta factura de venta podrá ser física o electrónica, dependiendo del medio en el que se expida. Pero ¿qué pasa si el cliente no paga? Si el comerciante emite una factura electrónica, puede exigir el pago mediante un proceso ejecutivo. A continuación, les explicamos cómo hacerlo de manera sencilla.
¿Qué es una factura electrónica?
Es un documento digital con validez legal que sirve como prueba de venta. Para que pueda cobrarse judicialmente, debe cumplir con ciertos requisitos establecidos por la ley.
Requisitos de una factura electrónica para ser título valor
Para que una factura electrónica sea considerada un título valor y pueda ser reclamado el pago legalmente, debe incluir lo siguiente:
- Descripción y valor de los bienes o servicios vendidos.
- Forma de pago (si es a crédito, debe indicar el plazo de pago).
- Indicar claramente que es una "factura electrónica de venta".
- Firma digital del facturador.
- Código Único de Facturación Electrónica (CUFE).
- Validación previa por parte de la DIAN.
- Entrega al comprador en formato electrónico o físico y su respectiva aceptación.
¿Cómo probar la existencia de una factura electrónica?
Se puede demostrar que la factura es válida con los siguientes documentos:
- El archivo electrónico original (XML) y la validación de la DIAN.
- La representación gráfica (impresa o digital).
- El certificado de existencia y trazabilidad en el RADIAN (si la factura fue inscrita allí).
¿Qué pasa si el comprador no paga?
Si el comprador no paga dentro del plazo acordado, el vendedor puede iniciar un proceso ejecutivo para exigir el pago. Para ello, se requiere demostrar:
1. Que la factura fue emitida y entregada al comprador.
2. Que el cliente recibió la mercancía o servicio.
3. Que la factura fue aceptada de manera explícita o tácita (si pasaron 3 días sin objeción).
La aceptación puede probarse con:
- Registros del sistema de facturación.
- Copia impresa de la factura firmada por el comprador.
- Correos electrónicos o evidencias de recepción digital.
¿Es obligatorio inscribir la factura en el RADIAN para cobrarla judicialmente?
No siempre. Si quien efectúa el cobro judicial de la factura es el mismo emisor de ésta, no se requiere inscribirla en el RADIAN para iniciar el cobro. Pero si el vendedor o emisor de la factura la circula o transfiere (por endoso) a un tercero, en dicho caso sí debe registrarla en el RADIAN para que el nuevo dueño pueda hacer el cobro ejecutivo.
Normas que regulan la factura electrónica
La facturación electrónica y su cobro está regulada por varias leyes y decretos, entre ellos:
- Código de Comercio.
- Ley 1231 de 2008.
- Ley 1676 de 2013.
- Resolución 42 de 2020 de la DIAN.
- Decreto 442 de 2023.
Consejo final:
Para evitar problemas de cobro, es deseable asegurarse de que la factura cumpla con todos los requisitos y guardar las pruebas de entrega y recepción por parte del comprador.
Si tienen dudas sobre cómo cobrar judicialmente una factura electrónica, contáctenos.
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