Modificación en la forma y plazo de la presentación del Programa de Transparencia y Ética Empresarial

A continuación, presentamos los aspectos que se deben tener en cuenta:

¿Qué es el Programa de Transparencia y Ética Empresarial - PTEE?

A partir de la expedición de la Ley 2195 de 2022, las ESAL hacen parte de las entidades obligadas a contar con un Programa de Transparencia y Ética Empresarial. Este programa contiene los mecanismos y normas internas de auditoría para identificar, detectar, prevenir, gestionar y mitigar los riesgos de corrupción o de soborno transnacional (C/ST) que las puedan afectar.

De esta manera el PTEE es una herramienta que fortalece modelos organizacionales basados en la integridad y la ética, al tiempo que desarrolla un esquema de gestión de riesgos o se articula con el existente, para impedir la posible utilización de la ESAL para fines ilegales por parte de sus administradores, colaboradores, asociados o de terceros. Finalmente, permite actuar de manera diligente frente a posibles conductas de corrupción o casos de soborno transnacional.

Adoptar este plan es una obligación para todas las ESAL. Por tal motivo, las entidades deben tener presente que esta nueva exigencia debe ser asumida como una oportunidad para adecuar o adoptar mecanismos internos que las protejan y eviten que sean utilizadas para el desarrollo de operaciones o actuaciones ilegales.

Corresponderá entonces a cada ESAL realizar un ejercicio de introspección y reconocimiento sobre su sector y las actividades que adelanta, sus donantes o cooperantes habituales, sus proyectos y, en general, sobre la dinámica que le permite desarrollar su objeto social, así como los factores de riesgo propios o relacionados con sus actividades. A partir de allí, debe formular su propia política de cumplimiento y diseñar los contenidos finales para contar con el Programa que mejor se adapte a su contexto y realidad institucional dentro de los contenidos básicos señalados en la norma.

Tipos de Programas de Transparencia y Ética Empresarial

Sobre la base de los criterios de activos totales y de la existencia previa de un sistema de administración de riesgos, se consideran dos (2) tipos diferentes de programa:

1. Programa de transparencia y ética empresarial integral (PTEE-I)

Ámbito de aplicación: Entidades cuyos sus activos totales con corte al 31 de diciembre de cada vigencia, sean iguales o superiores a mil (1.000) salarios mínimos legales mensuales y/o que tengan implementado un sistema de administración de riesgos.

Responsable de su implementación: El responsable no podrá ser el representante legal, ni pertenecer a los órganos sociales o de administración de la entidad, ni podrá ser el revisor fiscal, en los casos donde exista. En aquellas entidades sin ánimo de lucro (ESAL) que ya cuenten con un responsable encargado del sistema de administración de riesgos, también podrá asumir la función de implementación y cumplimiento del PTEE-I.

Contenido del programa: El programa integral debe contener, como mínimo:

• Política de cumplimiento.
• Matriz de riesgos que incorpore la identificación y la evaluación de los riesgos de corrupción y de soborno trasnacional detectados y los controles a implementar.
• Políticas y procedimientos generales para la gestión del riesgo de C/ST.
• Protocolo que incluya reglas para la entrega y ofrecimiento de regalos o beneficios a terceros, la autorización o reconocimiento, a cualquier persona, de gastos relacionados con actividades de entretenimiento, alimentación, hospedaje y viaje y las contribuciones políticas de cualquier naturaleza realizadas con cargo a recursos de la ESAL, sean monetarios o de cualquier tipo.
• Mecanismos de debida diligencia para verificar el origen de recursos de donantes o cooperantes, sean habituales u ocasionales.
• Mecanismos y normas de auto-control y auditoría.
• Para los riesgos de soborno transnacional, se debe definir un procedimiento de archivo y conservación de documentos relacionados con los negocios, donaciones o transacciones internacionales, en los que esté involucrada o sea beneficiaria la ESAL.
• Establecer los mecanismos para la divulgación y seguimiento al programa.

2. Programa de transparencia y ética empresarial simplificado. (PTEE-S)

Ámbito de aplicación: Entidades cuyos sus activos totales con corte al 31 de diciembre de cada vigencia, sean inferiores a mil (1.000) salarios mínimos legales mensuales y que no tengan implementado un sistema de administración de riesgos.

Responsable de su implementación: El responsable podrá pertenecer a los órganos sociales y/o de administración. En todo caso, el representante legal y el revisor fiscal no podrán actuar en calidad de responsables del cumplimiento de los Programas de Transparencia y Ética Empresarial simplificado (PTEE-S).

Contenido del programa: El programa integral debe contener, como mínimo:

• Política de cumplimiento.
• Matriz de riesgos que incorpore la identificación y la evaluación de los riesgos de corrupción y de soborno trasnacional detectados y los controles a implementar.
• Mecanismos de debida diligencia para verificar el origen de recursos de donantes o cooperantes, sean habituales u ocasionales.
• Mecanismos y normas de auto-control y auditoría.
• Establecer los mecanismos para la divulgación y seguimiento al programa.

Una vez aprobado el Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE), este debe ser implementado por las ESAL y cuando los activos superan los 1000 salarios mínimos, se debe actualizar migrando del programa simplificado al programa integral.

Modificación de la forma y plazo para su presentación

La Circular 013 amplió el plazo para la presentación del Programa de Transparencia y Ética Empresarial, en un año más, de acuerdo con el cronograma establecido en la Circular 016 de 2022, a partir de la primera semana de mayo de 2024 teniendo en cuenta los dos últimos dígitos del NIT, junto con la información de cierre de vigencia 2023 así:

El programa deberá suscribirse por el representante legal de la entidad, y remitirse acompañado de copia del acta de aprobación, la cual debe ser tomada del libro de actas registrado en aquellos casos donde dicha aprobación sea realizada por el máximo órgano de la entidad.

Para las entidades sin ánimo de lucro (ESAL) que se constituyan a partir del 01 de enero de 2024, la presentación del PTEE se realizará en la siguiente vigencia dentro de los plazos definidos anteriormente, junto con la documentación de fin de ejercicio. En este caso, para la determinación de los activos totales se tomará como fecha de corte el 31 de diciembre del año inmediatamente anterior al establecido para su presentación.

Verificación del cumplimiento y eficacia de los programas de transparencia y ética empresarial

De conformidad con el artículo 9 de la Ley 2195 de 2022, la revisoría fiscal, en aquellas entidades que tengan definida esta figura, deberá valorar los Programas de Transparencia y Ética Empresarial - PTEE y emitir opinión sobre los mismos. Para tal efecto, dentro de la documentación de fin de ejercicio anual, el dictamen de la revisoría fiscal incluirá un numeral específico con dicha valoración y la opinión sobre el programa aprobado. 

Para las entidades que no contemplen la figura de revisor fiscal en sus estatutos, las autoridades de inspección, vigilancia y control, verificarán el cumplimiento y eficacia del programa mediante un concepto emitido por el encargado de su implementación y cumplimiento, que deberá presentarse anualmente como parte de la documentación de fin de ejercicio fiscal de conformidad con la Circular 016 de 2022.

La no implementación de los Programas de Transparencia y Ética Empresarial podrían generar sanciones tales como:

• Suspensión y cancelación de la personería jurídica de la ESAL. 
• Multas sucesivas desde 1 y hasta 500 SMLMV.