Modificaciones para la implementación del teletrabajo

Forma de vinculación

Se conserva la posibilidad de iniciar la modalidad de teletrabajo ya sea mediante contrato de trabajo, cuando se vincula por primera vez, o mediante acuerdo u otrosí al contrato, cuando ya existe una relación laboral, pero se modificaron algunos de los elementos que debe contener el contrato o acuerdo, adicionando la obligación de indicar la modalidad de teletrabajo a ejecutar, así como la descripción de los requisitos mínimos del puesto de trabajo para el desarrollo de la labor contratada en aspectos ergonómicos y tecnológicos.

Manejo de herramientas y equipos de trabajo

Se establece que el empleador debe otorgar los equipos y herramientas para el desarrollo de la labor contratada, tales como equipos de cómputo, software, repositorios virtuales y programas. No obstante, se abre la posibilidad de pactar con el teletrabajador que los equipos y herramientas de trabajo sean aportadas por él, caso en el cual el teletrabajador se obliga a mantenerlos en buenas condiciones funcionales para atender los requerimientos propios del servicio.

En este último caso, empleador y teletrabajador podrán, de mutuo acuerdo, pactar el otorgamiento de una suma mensual como compensación por el uso de herramientas de propiedad del teletrabajador o servidor público.

Pago de servicios públicos

El Decreto señala que el empleador y el teletrabajador o servidor podrán, de mutuo acuerdo, fijar el costo del auxilio mensual que compensará los costos de internet, telefonía fija y móvil y energía. Así mismo, será posible pactar que el trabajador o el servidor público asumirá en su totalidad el costo de los servicios de internet y energía, si así se acuerda entre las partes.

Política Interna de Teletrabajo

Sin duda uno de los cambios más importantes lo constituye la eliminación de la obligación de contar con un capítulo de teletrabajo en el Reglamento Interno de Trabajo, para el sector privado, o de modificar el Manual de Funciones y Competencias Laborales, para el sector público, siendo ahora necesario contar solo con una política interna de teletrabajo en la cual se regulen los términos, características y condiciones de trabajo bajo esta modalidad conforme a las necesidades y particularidades del servicio.

Dicha política debe contar al menos las siguientes disposiciones:

1. Relación de los cargos que pueden desempeñar sus funciones mediante el teletrabajo. 
2. Requisitos de postulación en cuanto a competencias comportamentales, organi­zacionales y tecnológicas necesarias para ser teletrabajador.
3. Disposiciones para hacer real y efectiva la igualdad de trato. 
4. Equipos y programas informáticos, plataformas y herramientas TIC, sistemas de información.
5. Condiciones sobre la confidencialidad de la información y secreto empresarial, así como protocolos para el respeto de la intimidad personal y familiar del tele­trabajador. Para el caso del sector público se deberá tener en cuenta las disposi­ciones contenidas en la Ley 1712 de 2014, en lo relacionado con el derecho de acceso a la información pública.
6. Puntos de contacto para efectos de denuncias de acoso laboral; solicitudes al COPASST; requerimientos o anuncios al área de talento humano o quien haga sus veces; punto de contacto para reportar accidentes o enfermedades de trabajo.
7. Descripción de las medidas y actividades de prevención y promoción en favor del teletrabajador y su inclusión en el Sistema de Salud y Seguridad en el Trabajo.
8. Acciones incluidas en el plan de capacitación en temas inherentes al desarrollo efectivo del teletrabajo. 
9. La descripción mínima del espacio de trabajo requerido, el cual incluirá la defini­ción y tamaño del lugar necesario para establecer la estación de trabajo teniendo en cuenta el número de equipos de cómputo a utilizar y el tamaño de los equipos requeridos, de acuerdo con las funciones asignadas al trabajador o servidor público. 

Es preciso aclarar que aquellos empleadores del sector privado que hayan efectuado la adición al Reglamento Interno del Trabajo del capítulo del teletrabajo antes de la entrada en vigencia del citado decreto no deberán adoptar dicha política. 

Eliminación de barreras para la implementación del teletrabajo

Se establece que la visita previa al puesto de trabajo podrá ser realizada de manera virtual o presencial por el empleador o entidad pública, con asesoría de la Administradora de Riesgos Laborales y previa coordinación con el trabajador o servidor público. No obstante, se señala que esta visita previa no podrá constituir un impedimento para el inicio de la modalidad de teletrabajo.

Así mismo se señala que siempre que exista acuerdo entre las partes acerca de la implementación del teletrabajo, no se podrá condicionar su inició al cumplimiento de requisitos que constituyan barreras, tales como la exigencia de sistemas de información para realizar el seguimiento a actividades del teletrabajo, entre otros.

Cambios adicionales

• Obligaciones de las partes: Se señalan de manera clara y precisa las obligaciones del empleador, el teletrabajador y la Administradora de Riesgos Laborales en el desarrollo de la modalidad de teletrabajo.

• Teletrabajo suplementario: Recordemos que bajo esta modalidad de teletrabajo el teletrabajador puede laborar dos o tres días a la semana en su casa y el resto del tiempo en una oficina. Con el nuevo Decreto se aclara que los días de presencialidad y teletrabajo podrán ser fijos o variables, de acuerdo con las necesidades del empleador.

• Registro de teletrabajadores: Se conserva la obligación de los empleadores de informar al Ministerio del Trabajo el número de teletrabajadores vinculados. No obstante, se establecen nuevas directrices para el Ministerio del Trabajo y el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MINTIC) quienes deberán diseñar e implementar el sistema en el cual las empresas y entidades públicas registrarán la vinculación y demás novedades de trabajadores o servidores incluidos en la modalidad de Teletrabajo. La falta de implementación de este sistema no podrá constituir una barrera para el inicio del teletrabajo.

En Mazars contamos con todo un equipo de trabajo en el área laboral que podrá apoyarlo con la elaboración de la nueva política de teletrabajo establecida en este Decreto, así como el cumplimiento de las demás obligaciones aquí señaladas para la implementación del teletrabajo como modalidad laboral dentro de su organización.