¿Cuándo debe generarse el soporte de pago de nómina electrónica relacionado a las prestaciones sociales de los trabajadores?

Frente a esta interrogante se han presentado dos posiciones adversas. La primera de ellas menciona que los pagos por concepto de prestaciones sociales deben ser reconocidos por el contribuyente a través del sistema de nómina electrónica en el momento en el cual se hace el devengo contable, esto es, cuando se consolide la obligación en cabeza del empleador.

Por el contrario, una segunda postura establece que los pagos realizados por prestaciones sociales deben relacionarse en el sistema de nómina electrónica en el momento en el cual es efectivamente pagado el beneficio al trabajador, es decir, ajustándose al principio de caja.

1. Posición de la DIAN

Inicialmente, en el Oficio 908125 de agosto de 2021 la DIAN informó que de conformidad con la Resolución 13 de 2021, al momento de expedirse el documento soporte de nómina electrónica por parte de los contribuyentes, estos deberán incluir los conceptos de prestaciones sociales, vacaciones, alimentación, hospedaje, así como los pagos que se realicen en especie.

De igual modo, la administración tributaria mediante Oficio 912416 de 2021 manifestó que el documento soporte de pago de nómina electrónica se genera en razón a los pagos o abonos en cuenta que haga el empleador, afirmación que se fundamenta en el principio de devengo contable.

En este sentido, la DIAN concluyó que el reconocimiento de las cesantías e intereses a las cesantías a través del documento soporte de nómina electrónica debía efectuarse teniendo en cuenta el concepto de abono en cuenta, derivado del principio de devengo contable, siempre y cuando el pago al trabajador no ocurra primero.

Así mismo, se expidió el Oficio 100153157-03465 de 2021, mediante el cual se establece que las vacaciones deberán reportarse según las calidades del empleador. Esto es, si el empleador está obligado a llevar contabilidad, debe generar el soporte de pago de nómina electrónica, en el momento en el cual se haya realizado el devengo contable, y para el caso de los no obligados a llevar contabilidad, el soporte debe generarse al momento del pago.

Por lo tanto, para la DIAN el respectivo soporte de pago de nómina electrónica relacionado a prestaciones sociales y vacaciones deberá generarse en el momento en el cual se consolide en cabeza del empleador la obligación de pagar, mas no cuando se pague efectivamente el beneficio al trabajador.

2. Posición de Mazars

En contraposición, es importante precisar que Mazars considera que el reconocimiento de la deducción por nómina y prestaciones sociales debe ser reconocido en el sistema electrónico de la DIAN a partir del momento en el cual se realiza efectivamente el pago.

Lo anterior debido a que por regla general, los pagos de nómina se rigen por el sistema de caja, es decir, la deducción se imputa a partir del momento en el cual se ha pagado efectivamente la remuneración al trabajador, que es el mismo momento en el cual este reconocerá el ingreso laboral, de conformidad con el artículo 27 del Estatuto tributario (E.T.)

Adicionalmente, tanto la Resolución 13 de 2021 “Por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica”, como su anexo técnico hacen referencia al concepto de “Valor pagado por cesantías” y “Valor pagado por intereses de cesantías”. Esta misma expresión se utilizó también para hacer referencia a la dotación y a la prima de servicios, por lo que se debe entender que el valor a incluir dentro del sistema de nómina electrónica será el monto efectivamente pagado con ocasión de las prestaciones sociales.

En consecuencia, la norma debe ser interpretada en su sentido natural y obvio, por lo que del análisis de la Resolución 13 de 2021, y su anexo técnico, por lo que bajo nuestro entendimiento recomendamos a los contribuyentes interesado que el reconocimiento de las prestaciones sociales a través del sistema de nómina electrónica debe realizarse a partir del momento en el cual sean efectivamente pagadas las cesantías, intereses a las cesantías, prima de servicios y dotación, según corresponda.

Finalmente, se recuerda que conforme al artículo 131 de la Ley 2010 de 2019 los conceptos proferidos por parte de la DIAN constituyen interpretación oficial para sus empleados públicos, por lo tanto, tendrán carácter obligatorio para estos, lo que significa, que ante una eventual fiscalización, los funcionarios tendrán en cuenta la doctrina oficial, y en ese sentido, deberán aplicarla, a menos que la posición de la DIAN sea modificada posteriormente.

No obstante, existen argumentos jurídicos suficientes para sustentar la viabilidad de nuestra posición ante una eventual fiscalización, de conformidad con los argumentos expuestos.