Libros contables y conservación de documentos

Dentro de los requisitos con los que deben cumplir las compañías se encuentra la conservación de documentos y libros contables, a continuación, se exponen puntos principales a considerar:

Libros de contabilidad

Los principales libros de contabilidad que deben conservar las compañías dentro de su registro son los siguientes:

Libro de inventarios y balance: Se emplea para registrar por lo menos una vez al año los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la compañía o el balance general en forma detallada, de tal forma que se presente una descripción mayor a la que se encuentra en los demás libros oficiales u obligatorios (…) El artículo 52 del Código de Comercio estipula que al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio.

Libro mayor y balance: Se registran de forma resumida los valores por cuenta o rubros de las transacciones del período respectivo. Partiendo de los saldos del período anterior, se muestran los valores del movimiento débito y crédito del período respectivo (diario, semanal, quincenal o mensual) para luego registrar los nuevos saldos, los cuáles serán la base como saldos anteriores para el período siguiente. Estas partidas corresponden a los totales registrados en el libro de diario y el saldo final del mismo mes.”
- Libro diario: El libro diario debe presentar las siguientes características de acuerdo con el consejo técnico de la contaduría, Orientación Profesional No. 5: “Es un libro en el cual se registran día a día todas las operaciones resultantes de los hechos económicos ocurridos en un período no superior a un mes. Los asientos que se hacen en este libro son un traslado de la información contenida en los comprobantes de contabilidad, los que a su vez deben estar soportados con los documentos que los justifiquen.”

Así mismo es importante mencionar que el lugar donde deben exhibirse los libros de contabilidad es en el domicilio principal de la compañía.

Con relación a los libros de contabilidad es importante mencionar el anexo 6 del decreto 2270 de 2019 ya que hace referencia a algunos términos indispensables para el correcto manejo de la contabilidad de las compañías:

Asientos

Las operaciones deben registrarse cronológicamente en idioma español y de acuerdo con el sistema de partida doble.

Comprobantes de contabilidad

Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en idioma castellano.
Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado. En ellos se debe indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento.
La descripción de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que correspondan.

Soportes

Los hechos económicos deben documentarse por medio de soportes de orígenes internos o externos, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos.
Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.
Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, asi como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.

Características del archivo electrónico

Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.
- Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado.
- Que se pueda determinar el origen, la fecha y hora en que fue producido el documento.

Conservación de documentos

De acuerdo con lo previsto en el artículo 28 de la Ley 962 del 2005 y en los artículos 51 y 33 del Código de Comercio, los libros y comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros de comercio, con los documentos que los justifiquen, los papeles del comerciante y la correspondencia relacionada con el negocio deberán ser conservados por el término de diez años.

“Ley 962 de 2005 - Artículo 28. Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez

(10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.”

Ahora bien según propósitos fiscales, el Articulo. 632 del estatuto tributario, menciona que es deber conservar informaciones y pruebas para efectos del control de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales, (Hoy UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un período mínimo de cinco (5) años*, contados a partir del 1°. de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, los siguientes documentos, informaciones y pruebas, que deberán ponerse a disposición de la Administración de Impuestos, cuando ésta así lo requiera:

Cuando se trate de personas o entidades obligadas a llevar contabilidad, los libros de contabilidad junto con los comprobantes de orden interno y externo que dieron origen a los registros contables, de tal forma que sea posible verificar la exactitud de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos, deducciones, rentas exentas, descuentos, impuestos y retenciones consignados en ellos. Cuando la contabilidad se lleve en computador, adicionalmente, se deben conservar los medios magnéticos que contengan la información, así como los programas respectivos.
Las informaciones y pruebas específicas contempladas en las normas vigentes, que dan derecho o permiten acreditar los ingresos, costos, deducciones, descuentos, exenciones y demás beneficios tributarios, créditos activos y pasivos, retenciones y demás factores necesarios para establecer el patrimonio y la renta líquidos de los contribuyentes, y en general, para fijar correctamente las bases gravables y liquidar los impuestos correspondientes.
La prueba de la consignación de las retenciones en la fuente practicadas en su calidad de agente retenedor.
Copia de las declaraciones tributarias presentadas, así como de los recibos de pago correspondientes.

No obstante, es válido tener en cuenta que el artículo 46 de la Ley 962 de 2005 modificado por el artículo 304 de la Ley 1819 de 2016 establece que el tiempo para conservar los soportes a que hace referencia el artículo 632 del ET es el mismo para que la declaración correspondiente quede en firme; en otras palabras, la Dian solo puede solicitar los soportes de la contabilidad en el tiempo en que haya de quedar en firme la declaración, así, por ejemplo, si la declaración queda en firme en tres años (con la Ley 1819 de 2016 se modificó el artículo 714 del ET que regula el término general de firmeza de las declaraciones tributarias, el cual pasó de dos a tres años), la Dian solo dispone de dicho tiempo para pedir los libros contables, entre otros.

Por tal razón en conclusión el termino mínimo de conservación de la documentación es de 10 de años, para lo cual la información debe estar debidamente archivada y conservada, intacta.