ABC del cobro ejecutivo de una factura electrónica

Quienes están obligados a efectuar facturación electrónica:

• Personas jurídicas que enajenen bienes y/o servicios.
• Personas naturales que enajenen bienes y/o servicios con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT.
• Personas naturales contratistas del Estado con ingresos brutos superiores a 4.000 UVT.
• Personas naturales diferentes de minoristas, artesanos, agricultores y ganaderos con ingresos inferiores a 3.500 UVT pero:
• Con más de un establecimiento de comercio.
• Explotación de intangibles.
• Usuarios aduaneros.
  • Consignaciones e inversiones superiores a 3.500 UVT. Contribuyentes que optaron por el Régimen Simple de Tributación - RST

Requisitos de las facturas electrónicas:

1. Contener la firma del vendedor o prestador del servicio, quien es el emisor del título.
2. Hacer mención del derecho incorporado.
3. Ser expedida como consecuencia de la entrega real y material de bienes o la prestación efectiva de servicios en virtud de un contrato de compraventa (verbal o escrito) o de prestación de servicios.
4. Entregarse al comprador o beneficiario para que la acepte (expresa o tácitamente) o la rechace. Entiéndase aceptación tácita cuando no se reclame al emisor por el contenido de la factura dentro de los 3 días hábiles siguientes a la fecha de recepción de la mercancía o prestación del servicio o 20 días siguientes en caso de facturas expedidas para la prestación de servicios de salud.
5. Dar cuenta de la fecha de vencimiento de la factura. En caso de ausencia de mención expresa de la fecha de vencimiento, se entenderá que debe ser pagada dentro de los 30 días calendario siguientes a la emisión de la factura.
6. Evidenciar la fecha de recibo de la factura mediante la indicación del nombre, identificación o firma de quien sea encargado de recibirla.
7. Ser validada previo a su expedición por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
8. Los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario.

IMPORTANTE: Es menester aclarar que la falta de algún requisito al momento de efectuar la factura electrónica solo afecta la calidad de esta como título valor más NO afecta la validez del negocio jurídico que dio origen a la misma; lo cual implica que el proceso judicial de cobro deberá iniciar con un proceso declarativo para posteriormente, de ser necesario, proceder a través de un proceso ejecutivo.

Prerrequisitos de las facturas electrónicas para iniciar un cobro ejecutivo:

• La factura adeudada en archivo XML
• La constancia de envío y recepción de la factura
• La indicación de si las facturas fueron aceptadas expresa o tácitamente y en el primer caso, la constancia de la aceptación o en el segundo, la constancia de entrega del correo electrónico remisorio de la factura.
• Constancia de la inscripción de las facturas en el RADIAN para que la factura se pueda cobrar como título valor y poder hacer su respectivo cobro.
• Factura en formato PDF

Para tener en cuenta: Qué es, cómo funciona y cuándo es obligatorio el uso del nuevo aplicativo RADIAN

El RADIAN hace parte del sistema de Facturación Electrónica que tiene como fin administrar el registro, consulta y trazabilidad de las facturas electrónicas de venta como título valor.

Al momento de expedir una factura electrónica que cumple con todos los requisitos de ley para ser considerada título valor se registra en la plataforma RADIAN, la cual garantiza y otorga la certeza acerca de quién es su legítimo tenedor, brindando confiabilidad y seguridad a la negociaciones o procesos ejecutivos que se realicen.

No todas las facturas electrónicas deben ser registradas en RADIAN, solo aquellas que sean aceptadas tácitamente, las facturas con las que se espera iniciar un proceso ejecutivo y también, todas las que tengan vocación de circulación para negociaciones posteriores.

Los siguientes son los eventos que se pueden registrar en la plataforma RADIAN que reflejan la trazabilidad del título valor en la plataforma:

1. Inscripciones iniciales y posteriores de la factura electrónica como título valor para negociación general o directa.
2. Endosos electrónicos tales como, en propiedad, en garantía, en procuración, con efectos de cesión y cancelación de endoso.
3. Avales.
4. Mandatos por documentos, por tiempo o por terminación.
5. Informes de pagos.
6. Pagos totales o parciales de la factura electrónica.
7. Limitaciones y terminaciones de la circulación de las facturas electrónica.
8. Protestos.

Marco normativo y bibliografía

• Código de Comercio
• Estatuto Tributario
• Ley 1231 de 2008
• Decreto 1625 de 2016
• Ley de Crecimiento 2010 de 2019
• Resolución 00042 de 2020
• Decreto 358 de 2020
• Decreto 1154 de 2020
• Resolución 00085 del 8 de abril de 2022 expedida por la DIAN
• Sentencia del 15 de junio de 2022. Sala Civil del Tribunal Superior de Bogotá.
• Sentencia del 16 de diciembre de 2022. Rad. 05001 22 03 000 2022 00697 00. Sala Segunda de Decisión Civil del Tribunal Superior de Medellín
• www.dian.gov.co