Actualización del Registro Nacional de Bases de Datos para el año 2022

Desde la expedición de la Ley 1581 de 2012 en Colombia se creó el Registro Nacional de Bases de Datos (en adelante el “RNBD” o el “Registro”) como directorio de las bases de datos personales susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada y que resulta obligatorio para: (i) sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 UVT, así como para (ii) todas las personas jurídicas de naturaleza pública.

A continuación, la síntesis de las actualizaciones que deben realizarse este año y el vencimiento para su realización:

1. Actualización anual

 Actualización que implica hacer un barrido por toda la información registrada, así no se presenten modificaciones.

Término: Debe realizarse entre el 2 de enero y el 31 de marzo.

2. Reporte de novedades por reclamos presentados por los titulares

Este reporte corresponde a la consolidación de los reclamos presentados por los titulares ante la Compañía (o terceros que funjan como encargados) durante los semestres julio a diciembre y enero a junio, respectivamente. En el caso de no haberse presentado reclamos, debe verificarse la opción de informar negativamente en el sistema.

Término: Debe presentarse en dos ocasiones: (i) este 21 de febrero y (ii) el 22 de agosto.

3. Reporte de novedades por Incidentes de seguridad con la información personal

 Este reporte corresponde a situaciones que impliquen la violación de seguridad, perdida, robo y/o acceso no autorizado a información personal de la Compañía o terceros que funjan como Encargados.

Término: Debe realizarse dentro de los 15 días hábiles siguientes al momento que se detecte o se ponga en conocimiento un incidente de seguridad.

4. Actualización por cambios sustanciales en la información registrada

Este reporte debe realizarse cuando se presenten cambios sustanciales en la información registrada; tales cambios se relacionan con: la finalidad de la base de datos, encargados del tratamiento, canales de atención a los titulares, clasificación o tipos de datos personales almacenados en las bases, las medidas de seguridad que se hayan adoptado, la Política de Tratamiento de Datos Personales y la transferencia o transmisión de datos al extranjero.

Término: Debe realizarse dentro de los primeros 10 días hábiles de cada mes, únicamente cuando se presente un cambio sustancial en la información.

Finalmente, es preciso mencionar que la actualización se hace directamente en la plataforma del RNBD y que la Superintendencia de Industria y Comercio cuenta con facultades sancionatorias por su incumplimiento.