Reglamentación de la Nómina Electrónica

Este documento constituiría entonces el soporte legal de costos y deducciones en el impuesto de renta e impuestos descontables en IVA, según sea el caso, derivado de los pagos relacionados con la nómina.

De acuerdo con el artículo 4 de la Resolución 000013 de febrero del 2021, se encuentran obligados a generar y transmitir soporte de pago de nómina electrónica y notas de ajuste, aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementario, que realicen pagos o abonos derivados de una vinculación laboral o legal, y por pagos a pensionados que requieran soportar los costos y deducciones.

Tanto el documento soporte de pago de nómina electrónica como las notas de ajuste que se deriven, se deberán generar y transmitir a la DIAN de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por el sujeto obligado.

Por otro lado, se indicó que independientemente de que el obligado realice pagos en períodos diferentes como quincenales, semanales o diarios, el documento soporte de pago de nómina electrónica deberá generarse de forma mensual con la totalidad de valores acumulados y pagados durante el mes anterior.

La transmisión del   documento soporte deberá efectuarse dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago.

Los sujetos obligados a generar y transmitir el documento soporte y sus notas de ajustes deberán cumplir con la implementación de dicho documento teniendo en cuenta los siguientes plazos:

• El 18 de agosto de 2021 es la fecha de inicio de habilitación en el servicio informático electrónico.
• La fecha máxima para empezar con la generación y transmisión de dicho soporte será entre el 1 de septiembre y el 1 de diciembre de 2021, dependiendo del número de empleados con los que cuente el obligado a generar este documento.
• Los nuevos sujetos que deban generar el documento soporte y las respectivas notas de ajuste tendrán un plazo de dos meses contados a partir de la realización de los pagos derivados de la vinculación laboral, para llevar a cabo el procedimiento de habilitación y proceder con la transmisión de dicho soporte a la administración tributaria.
• Para quienes no se encuentran obligados a expedir factura electrónica de venta, la norma establece el 31 de marzo de 2022 como fecha de inicio de habilitación en el servicio informático electrónico de la DIAN, teniendo el deber de empezar con la generación y transmisión de dicho documento a más tardar el 31 de mayo de 2022.