Puesta en marcha del SAGRILAFT y designación del Oficial de Cumplimiento – Obligaciones y vencimiento

El pasado 24 de diciembre de 2020 la Superintendencia de Sociedades (en adelante la Superintendencia) emitió el nuevo Régimen de
autocontrol y Gestión del Riesgo Integral LA/FT/FPADM [1] (en adelante el SAGRILAFT) que actualizó la normativa nacional según las
recomendaciones internacionales y disminuyó los requisitos para su adopción obligatoria. Por esta razón, gran cantidad de sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales hoy son obligadas a cumplir sus instrucciones [2] (Ver los requisitos en el anexo para determinar si se está obligado a cumplir el SAGRILAFT o el Régimen de Medidas Mínimas)

El 09 de abril de 2021 la Superintendencia emitió una nueva Circular [3] con la cual modificó algunos aspectos del SAGRILAFT y, especialmente, modificó el término máximo para su implementación y ajuste, disponiendo como fecha máxima el 31 de agosto del presente año. En tal sentido, procedemos a enunciar algunas de las obligaciones más relevantes a tener en cuenta para aprobar y poner en funcionamiento el SAGRILAFT antes de la fecha mencionada:

a. El SAGRILAFT debe ser aprobado por la Junta Directiva o, en su defecto, por el máximo órgano social y tal decisión debe constar en acta.

b. La propuesta del SAGRILAFT al órgano respectivo debe hacerla el Representante Legal en conjunto con el Oficial de Cumplimiento.

c. La designación del Oficial de Cumplimiento debe hacerla la Junta Directiva o, en su defecto, el máximo órgano social. En el caso de las sucursales de sociedad extranjera, el nombramiento lo realizará el órgano social de la casa matriz.

d. La Compañía deberá enviar una certificación a la Delegatura de Asuntos Económicos y Societarios de la Superintendencia con los datos de identificación y de contacto del oficial de cumplimiento y su suplente. La certificación deberá remitirse dentro de los 15 días hábiles siguientes a la designación.

Adicionalmente, deberá adjuntarse hoja de vida de los designados, copia de su registro en el SIREL de la UIAF y el extracto del acta de la reunión en la cual se realizaron los nombramientos.

e. Finalmente, el Oficial de Cumplimiento debe tener ciertos requisitos, entre los que se destacan los siguientes: Contar con un título profesional.

Acreditar experiencia mínima de 6 meses en cargos similares o relacionados con la administración del riesgo.

Acreditar conocimiento en materia de administración del Riesgo LA/FT/FPADM a través de especialización, curso, seminario, entre otros. Estar domiciliado en Colombia. No pertenecer a la administración de la compañía o a los órganos sociales, no estar vinculado a la revisoría fiscal, a la auditoría interna o ser quien ejecute estas funciones o funciones similares.

No fungir como Oficial de Cumplimiento en Compañías que compitan entre sí, ni en más de diez compañías obligadas.

Si la persona designada no está vinculada laboralmente con la Compañía, deberá demostrar que cumple con las medidas mínimas dispuestas por la Superintendencia [4].

Sanciones por incumplimiento

Finalmente, es preciso mencionar que el incumplimiento del SAGRILAFT puede dar lugar a investigaciones y sanciones, sucesivas o no, hasta de doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes [5].

[1] Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.

[2] Vr. Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades. A modo de ejemplo, se enuncian algunas obligaciones: (i) designación de oficial de cumplimiento, (ii) diseño del manual SAGRILAFT, (iii) realización de informes, (iv) reportes a la UIAF, (v) adopción del Régimen de Medidas Mínimas para algunas empresas, entre otros.

[3] Circular 100 – 000004.

[4] En el caso que la compañía designe a una persona jurídica para el cargo de oficial de cumplimiento, tanto la persona jurídica como la persona natural, que finalmente se nombre, deben cumplir con las medidas mínimas.

[5] $181.705.200 para el año 2021.