Nuevo plazo para actualizar la información en el RNBD

Los destinatarios de la Circular Externa citada son los sujetos obligados a actualizar la información inscrita en el Registro Nacional de Bases de Datos, de conformidad con las normas aplicables a la materia.

Les recordamos que el Registro Nacional de Base de Datos fue creado por la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, cuya administración estará a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos.

El Gobierno Nacional reglamentó el mencionado registro a través del Decreto 886 de 2014, unificado en el Decreto Único 1074 de 2015, determinando la información mínima que debe contener el Registro, así como los términos y condiciones bajo las cuales se deben inscribir en este los responsables del tratamiento.

Luego de ello, el Gobierno Nacional por medio del Decreto 090 del 18 de enero de 2018, modificó el ámbito de aplicación del Registro Nacional de Bases de Datos y creó unos nuevos plazos para que los sujetos que resulten obligados realicen la inscripción de sus bases de datos.  De acuerdo con lo estipulado en dicho Decreto, el régimen general de protección de datos personales, Ley 1581 de 2012, es aplicable a todas las sociedades y entidades en Colombia. No obstante, lo anterior, se determinó que el proceso de registro en el RNBD lo deben llevar a cabo únicamente “Sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT) y personas jurídicas de naturaleza pública” [1].

Así mismo, el Decreto reglamentó los plazos para la inscripción de las bases de datos en el RNBD, señalando, además, que las bases de datos que se creen con posterioridad al vencimiento de tales plazos, deberían inscribirse dentro de los dos (2) meses siguientes a su creación.

Con relación a la actualización de cambios sustanciales tales como: (i) los que se relacionen con la finalidad de la base de datos; (ii) el Encargado del Tratamiento; (iii) los canales de atención al Titular; (iv) la clasificación o tipos de datos personales almacenados en cada base de datos; (v) las medidas de seguridad de la información implementadas; (vi) la Política de Tratamiento de la Información; (vii) la transferencia y transmisión internacional de datos personales; y, (viii) los reclamos presentados. En la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) se regulan los plazos de la siguiente manera:

“Los responsables de Tratamiento que de conformidad con lo establecido en el Decreto 090 del 18 de enero de 2018 están obligados a registrar sus bases de datos en el RNBD deben actualizar la información registrada, como se indica a continuación:

(i) Dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos, cuando se realicen cambios sustanciales en la información registrada.

(ii) Anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo, a partir de 2020. (…)

Adicionalmente, dentro de los quince (15) primeros días hábiles de los meses de febrero y agosto de cada año, a partir de su inscripción, los responsables del Tratamiento que se encuentran obligados a registrar sus bases de datos en el RNBD deben actualizar la información de los reclamos presentados por los Titulares, referida en el número (i) del literal f) del numeral 2.1 anterior.

El primer reporte de reclamos presentados por los Titulares se deberá realizar en el segundo semestre de 2019 con la información que corresponda al primer semestre del 2019. Los responsables del Tratamiento que no están obligados a efectuar el registro de sus bases de datos y que realizaron dicho trámite, no están obligados a efectuar la actualización a que hace referencia este numeral y la información por ellos registrada no estará disponible para consulta pública.”

Esta modificación de plazos para la actualización de la información registrada en el RNBD no es más que otra estrategia del Gobierno Nacional para evitar el contagio del COVID-19, en atención a que la obtención de dichos datos implica, en algunos casos, el desplazamiento de personas a las sedes de sus empresas o entidades.

[1] Artículo 2.2.2.26.1.2 del Decreto 1074 de 2015, modificado por el artículo 1 del Decreto 090 del 18 de enero de 2018.