Celebración de la reunión ordinaria de las juntas o asambleas

Por disposición expresa del artículo 181 del Código de Comercio, los socios o accionistas de toda compañía tienen derecho a reunirse, como mínimo, una vez al año, según el caso, en una junta ordinaria de socios o asamblea ordinaria de accionistas.

Según el mismo código, dicha reunión ordinaria se debe efectuar en la fecha señalada en los estatutos de la respectiva sociedad, pero dicha fecha deberá estar comprendida dentro de los tres (3) primeros meses de cada año y, además, siguiendo el procedimiento de convocatoria que allí también se haya fijado.

No obstante, es posible que los estatutos sociales no prevean nada al respecto, en dicho caso, la convocatoria deberá realizarse mediante aviso publicado en un diario de circulación del domicilio social de la compañía indicando el lugar, el día y la hora de la reunión, en el caso de sociedades de naturaleza distinta a sociedades por acciones simplificada (S.A.S.)

Para las sociedades por acciones simplificada (S.A.S.), según el artículo 20 de la Ley 1258 de 2008, la convocatoria también se debe realizar de la forma indicada en los estatutos, no obstante, si en los mismos esto no se estipula, el representante legal de la sociedad deberá enviar una comunicación escrita a cada accionista con una antelación no inferior a cinco (5) días hábiles de la fecha de la reunión y, además, indicando el orden del día.

Los asuntos a tratar en la reunión ordinaria pueden ser varios, sin embargo, dicha reunión tiene por objeto realizar un examen de la situación de la sociedad, aceptar los informes del gerente, aprobar el proyecto de repartición de utilidades en caso de que éstas existan y, en especial, efectuar la aprobación de los Estados Financieros del año inmediatamente anterior.

Esto resulta de vital importancia en la medida que, de acuerdo al inciso 2º del artículo 42 de la Ley 222 de 1995, los administradores y el revisor fiscal de cada sociedad, deben asumir los perjuicios que causen a la sociedad, socios o terceros por la no preparación o difusión de los estados financieros y, a su vez, el numeral 3º del artículo 86 de la misma Ley, precisa que la Superintendencia de Sociedades, dentro de sus funciones, puede imponer sanciones o multas, sucesivas o no, de hasta 200 salarios mínimos mensuales legales vigentes, por el incumplimiento de sus órdenes, de la ley o de los estatutos de la sociedad.

Con base en lo anterior y como debe hacerse cada anualidad, durante el año 2019, las sociedades y sus administradores se encuentran obligados a cumplir con los parámetros que los estatutos de sus sociedades y, a su vez, la ley, le imponen con el fin de llevar a cabo la reunión ordinaria durante los meses de enero, febrero o marzo, agotando como mínimo la aprobación de los Estados Financieros del año 2018.