Cambio en el trámite de notificaciones de la UGPP

Con la expedición de la Ley 1943 de 2018, también conocida como la Ley de Financiamiento, vienen cambios considerables frente a los términos y condiciones de la notificación electrónica surtida en los procesos de determinación de obligaciones, que cursan o que cursarán, en la Unidad de Gestión de Pensiones y Parafiscales (UGPP).

En virtud de lo dispuesto en el artículo 122 de la Ley de Financiamiento, desde el 1 de julio del presente año, se derogará la notificación electrónica dispuesta en el artículo 312 de la Ley 1819 del 2016 (actual trámite de notificación electrónica), razón por lo cual, a partir de ese momento, el trámite de notificación será el mismo aplicado por la Dirección Nacional de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

En consecuencia, las anotaciones a tener en cuenta frente al trámite de notificación en los procesos de determinación de obligaciones ante la UGPP, son las siguientes: (i) El mecanismo preferente para la notificación de sus actos será electrónico; (ii) La notificación se efectuará a la dirección de correo electrónica que el aportante haya dispuesto en su Registro Único Tributario (RUT), pues el hecho de informar el correo en tal registro, se tomará como una manifestación de su voluntad para ser notificado electrónicamente; (iii) Los términos para responder o impugnar las actuaciones correrán transcurridos cinco (5) días desde el recibo del correo electrónico; (iv) Cuando no se pueda acceder al acto administrativo enviado, se deberá informar tal situación a la UGPP dentro de los tres (3) días siguientes al recibo del mismo; (v) Cuando la notificación no pueda surtirse de manera electrónica procederán las dispuestas en el artículo 565 y 568 del Estatuto Tributario. 

Recomendaciones:

• Personas Naturales: verificar que el correo registrado en el RUT se encuentre actualizado, y sea revisado de forma periódica. De no ser así, se recomienda que en el menor tiempo posible se realice la modificación de correo electrónico registrado en el RUT -la modificación podrá hacerse en línea-.
• Personas Jurídicas: se recomienda que el correo electrónico permanezca en el tiempo y no dependa de la vinculación de una persona determinada. Por ejemplo, podrá crearse un correo electrónico especialmente destinado a la recepción de notificaciones administrativas, el cual sea revisado constantemente por más de dos funcionarios de la Compañía para garantizar su lectura inmediata.
• Así mismo, se recomienda programar reglas en la aplicación del correo electrónico, con las cuales se reenvíen aquellos correos que sean remitidos bajo el dominio @ugpp.gov.co, o que contengan la sigla UGPP, a los asesores jurídicos o contables de la Compañía, permitiéndoles atender de manera oportuna cualquier actuación adelantada por la UGPP.
• Finalmente, se recomienda atender todos los requerimientos proferidos por la UGPP, pues esto le permitirá verificar previamente su situación y tomar las actuaciones pertinentes para la defensa de sus intereses personales o de la Compañía que representa.

En conclusión, con la derogatoria expresa del artículo 312 de la Ley 1819 de 2016, y a partir del 01 de julio del presente año, el trámite de notificaciones con el que cuenta la UGPP, exigirá una mayor atención y administración del aportante.