Reglamentación de la Facturación Electrónica

El Parágrafo transitorio segundo de la norma menciona: 

“Art. 616-1. Factura o documento equivalente. (…) Los contribuyentes obligados a declarar y pagar el lVA y el impuesto al consumo, deberán expedir factura electrónica a partir del 1 de enero de 2019 en los términos que establezca el reglamento. Durante las vigencias fiscales del 2017 y 2018 los contribuyentes obligados por las autoridades tributarias para expedir factura electrónica serán seleccionados bajo un criterio sectorial conforme al alto riesgo de evasión identificado en el mismo y del menor esfuerzo para su implementación.” 

La Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), ha seleccionado los obligados a facturar electrónicamente según los criterios mencionados en el párrafo precedente, dividiéndolos en diferentes grupos así: 

1. El primer grupo de obligados a migrar a la facturación electrónica lo estableció la resolución 0072 del 29 de diciembre de 2017, la cual dispuso que los contribuyentes que hubieran solicitado autorización de rangos de numeración de la facturación electrónica de que trataba el decreto 1929 de 2007 debían migrar e iniciar a facturar electrónicamente el 29 de junio de 2018.

 Además, dispuso un plazo adicional de tres (3) meses para este tipo de contribuyentes que, sumado a lo anterior, hubieran expedido mensualmente una cantidad de facturas de ventas y/o documentos equivalentes superiores a tres millones (3’000.000) en el periodo comprendido entre el 01 de enero y 31 de octubre de 2017, es decir, que para estos últimos la obligación empezaba el 29 de septiembre de 2018. 

2. El segundo grupo de obligados a migrar a la facturación electrónica lo estableció la resolución 0010 del 06 de febrero de 2018, en esta se estableció que quienes estuvieran catalogados como grandes contribuyentes según la resolución 0076 de 2016 debían migrar e iniciar a facturar electrónicamente el 01 de septiembre de 2018. Este tipo de contribuyentes tenían la opción de solicitar antes del 01 de junio de 2018 un plazo adicional de máximo tres (3) meses si presentaban problemas de tipo tecnológico.

3. El 29 de agosto de 2018 la DIAN emitió un comunicado de prensa en el cual indicó que los grandes contribuyentes que no hayan podido prever inconvenientes de tipo técnico, podrían facturar en contingencia por talonario o en papel mientras se solucionaba el inconveniente. 

El tercer grupo de obligados a migrar a la facturación electrónica es el establecido en el parágrafo transitorio segundo del artículo 616-1 ET. Estos son los responsables del impuesto a las ventas e impuesto al consumo, diferentes a los mencionados en los numerales anteriores, este grupo debe migrar e iniciar a facturar electrónicamente el 01 de enero de 2019. 

Recordemos que el Ministerio de Hacienda había publicado un proyecto de decreto, el cual, entre otros, establecía fechas adicionales para cumplir con la migración de este grupo de obligados, fechas que variaban de acuerdo con el tope de ingresos brutos obtenidos en el año gravable 2017. Al parecer éste se quedó en proyecto, pues el pasado 27 de agosto de 2018 la DIAN publicó un comunicado de prensa en el que informó que, a partir del 01 de enero de 2019, actualizaría de oficio el registro único tributario (RUT) de estos contribuyentes con la responsabilidad 37 “obligado a facturar electrónicamente”. 

Así entonces, si su Compañía se ubica dentro del tercer grupo anteriormente mencionado, estará obligada a iniciar la facturación electrónica el 1 de enero de 2019, dando cumplimiento a las especificaciones contenidas en el Decreto 2242 de 2015, entre otras:

1. Contar con un proveedor de servicios tecnológicos que se encargue de la instalación del software mediante el cual se emitirán y recibirán las facturas.
2. La factura se emitirá en formato XML y deberá cumplir los requisitos que trata el Artículo 617 del ET (excepto el NIT y nombre del proveedor del impresor de la factura, pues ya no aplicará dicho requisito). Asimismo, deberá ir firmada electrónicamente, bien sea por el representante legal, obligado a facturar o proveedor del servicio tecnológico.
3. Las notas crédito y débito deberán emitirse igualmente de forma electrónica en formato XML.
4. Antes de la entrega de la factura al cliente, dicho proveedor deberá surtir el proceso de validación ante la DIAN (necesario para soportar los respectivos costos y deducciones).
5. Una vez validada por la DIAN se remitirá la factura al receptor, quien tendrá tres días hábiles para aceptar o rechazar la factura.
6. El receptor recibirá a través de correo electrónico dos facturas: una en formato PDF y otra en formato XML y, deberá rechazarla en caso de no cumplir con la entrega en el formato XML indicado por la DIAN, los requisitos del artículo 617 del ET o la firma electrónica.
7. Los documentos electrónicos citados, deberán conservarse por el término de cinco (5) años, según la regla establecida en el Artículo 632 del ET.
8. El no cumplimiento de esta obligación dará lugar a la sanción contenida en los artículos 684-2 y 657 del ET.

Es importante tener presente que la DIAN ha puesto a disposición de las micro y pequeñas empresas, una plataforma gratuita a través de la cual los contribuyentes podrán generar facturas, notas débito y notas crédito electrónicas y facturas de contingencia, así como realizar el envío a sus clientes.

En otros términos, la DIAN puede ser el proveedor tecnológico de las empresas mencionadas, básicamente el trámite consiste en: 

1. Solicitar a través de los sistemas informáticos que la administración ha dispuesto para el efecto la habilitación.
2. Esperar que la DIAN, en un lapso de 40 días hábiles, expida la resolución y a su vez actualice el RUT con la responsabilidad 37 “obligado a facturar electrónicamente”
3. En este proceso no hay lugar a hacer pruebas, debido a que el proveedor tecnológico es en este caso la misma DIAN.
4. La sociedad que haya optado por este sistema deberá crear la base de datos de adquirentes de sus bienes y servicios, así como la de sus proveedores.

De requerir información adicional para adelantar la habilitación del facturador electrónico ante la DIAN y el registro para aplicar a la plataforma gratuita, esta oficina le brindará la asesoría y el acompañamiento necesario en el tema.