Obligatoriedad de las empresas de depositar estados financieros

El artículo 41 de la Ley 222 de 1995 dicta que “…dentro del mes siguiente a la fecha en la cual sean aprobados, se depositará copia de los estados financieros de propósito general, junto con sus notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiere, en la Cámara de Comercio del domicilio social. Esta expedirá copia de tales documentos a quienes lo soliciten y paguen los costos correspondientes. Sin embargo, las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección, vigilancia o control podrán establecer casos en los cuales no se exija depósito o se requiera un medio de publicidad adicional”.

Es decir, con la ­finalidad de darle publicidad a los estados ­financieros, el artículo 41 de la Ley 222 de 1995 indica que todas las sociedades comerciales deben depositar en las Cámaras de Comercio de su domicilio social una copia de los estados financieros aprobados por el máximo órgano social, junto con las notas y dictamen según corresponda, para que luego la misma Cámara de Comercio pueda expedir copias de los dichos documentos a quienes lo soliciten.

Corolario a lo anterior, la Resolución 220-006909 del 28 junio de 2010, exonera de esta obligación a las sociedades vigiladas o controladas por la Superintendencia de Sociedades que hubieren remitido información financiera dentro de los términos, detalle y oportunidad exigidos en la circular externa que anualmente expide la mencionada entidad para tal efecto. En otras palabras, las sociedades que tengan la obligación de remitir sus estados financieros a la Superintendencia de Sociedades no lo harán a las Cámaras de Comercio.

Es necesario recordar que, cuando la empresa realice el depósito de los estados financieros: 

1. Estos deben ir acompañados de un documento suscrito por el representante legal donde solicite el depósito.
2. Estos pueden ser presentados en copias.
3. Se debe indicar el nombre del estado financiero a depositar en cada uno de ellos.
4. Este documento debe indicar la fecha a la que corresponden dichos estados.
5. Los estados financieros no solo deben estar suscritos por el representante legal, sino también por el contador público.

 Así las cosas, es el representante legal quien debe depositar en la Cámara de Comercio del domicilio de la sociedad los estados financieros de propósito general con las notas correspondientes y el dictamen del revisor fiscal, (si aplica).

Esta oficina está presta a brindar asesoría y acompañamiento en el tema.