Reuniones no presenciales: Eficacia jurídica de las actas

En cuanto a las actas que den cuenta de las decisiones adoptadas, la ley 222 de 1995 señala claramente que se deben suscribir por el representante legal y el secretario de la compañía, o en defecto de éste, por algún socio o miembro de junta. Es importante señalar que a diferencia de las formalidades exigidas para la elaboración de actas en reuniones presenciales del Máximo Órgano Social o de Junta Directiva – artículo 431 del Código de Comercio- en las que dichos órganos manifiestan su consentimiento y anuencia en la designación de las personas que han de actuar como presidente y secretario de la respectiva reunión, salvo que en los estatutos se haya consagrado alguna regla especial y a quien por ley les corresponde firmar en señal de aprobación, en el caso de reuniones no presenciales o de votación escrita, la ley suple el consentimiento de los asociados o miembros, determinando expresamente las personas a quienes corresponde esa formalidad, sin la cual el documento no adquiere plena validez y su contenido no se hace obligatorio.

Teniendo en cuenta lo anterior, es válido afirmar que las Juntas Ordinarias de Socios o Asambleas Ordinarias de Accionistas podrán celebrarse mediante una comunicación sucesiva o simultánea y las actas que recojan lo decidido dentro de la reunión deberán ser suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad o a falta de este, por alguno de los socios o accionistas.

Ahora bien, señala el artículo 422 del Código de Comercio que dentro de las reuniones ordinarias se resolverá sobre la distribución de utilidades y, por ende, el acta que recoge lo sucedido dentro de la Junta o Asamblea será el único medio para probar lo decido en ella. A su vez, el artículo 156 del mismo estatuto señala que “(…) prestarán mérito ejecutivo el balance y la copia auténtica de las actas en que consten los acuerdos válidamente aprobados por la asamblea o junta de socios.” De esta manera, si se celebra una reunión no presencial que tenga la naturaleza de Junta o Asamblea Ordinaria, pero el acta que recoge el decreto de utilidades no es suscrita por las personas que en párrafos antecedentes se indicó, no podrá acudirse a un proceso ejecutivo con miras a lograr el pago de las utilidades decretadas, como quiera que el título que fundamentaría su reclamación (v.gr. acta de la Asamblea o Junta), carece de plenos efectos legales.