Prosedyre for intern varsling
Hva omfattes av disse retningslinjene?
Retningslinjene omfatter situasjoner hvor en person (både ansatt eller ikke ansatt i Forvis Mazars Group) varsler om en mulig risiko, forseelse eller ugjerning som påvirker selskapets medlemmer på følgende områder:
- Økonomi og regnskap
- Bestikkelser og korrupsjon
- Antitrust-praksis
- Fare for helse og sikkerhet
- Fare for miljøet
- Diskriminering og trakassering
Disse situasjonene refereres til her som en «Forseelse». Retningslinjene omfatter ikke uregelmessigheter eller klager som gjelder din egen arbeidssituasjon. Alle slike uregelmessigheter eller klager skal håndteres gjennom selskapets prosedyre for klagebehandling. Retningslinjene omfatter heller ikke risiko, forseelser eller ugjerninger på andre områder enn de som er oppgitt i dette avsnittet og/eller påvirker personer som ikke er medlemmer av selskapet, som f.eks. kunder, leverandører, osv.
Beskyttelse under disse retningslinjene
Prosedyren for intern varsling er frivillig og Forvis Mazars Group ansatte skal aldri bli stilt ansvarlig for ikke å ha varslet om en situasjon.
Ansatte er ikke pålagt å bevise eventuelle saker som det varsles om under disse retningslinjene. En ærlig og rimelig mistanke om at en forseelse er eller kan bli begått er tilstrekkelig.
Forvis Mazars Group ansatte som varsler om uregelmessigheter i henhold til disse retningslinjene, med unntak av slike situasjoner som beskrevet i avsnittet «Personlig ansvar», vil ikke stå i fare for å miste jobben eller bli utsatt for noen form for gjengjeldelse som et resultat av varslingen. Forutsatt at den ansatte opptrer på en ærlig og rimelig måte, spiller det ingen rolle om varslingen ikke medfører riktighet.
Forvis Mazars Group godtar ikke diskriminering eller trakassering av ansatte som har varslet om uregelmessigheter iht. til disse retningslinjene. Alle påstander om slik behandling vil bli tatt alvorlig og vil vanligvis bli etterforsket som en potensiell grov tjenesteforsømmelse iht. selskapets disiplinærreglement hvis det medfører riktighet. Enhver person som har behandlet en kollega på denne måten kan avskjediges uten forvarsel eller lønn i oppsigelsesperioden.
Personlig ansvar
Falske påstander om uregelmessigheter under disse retningslinjene betraktes som en grov tjenesteforsømmelse og vil sannsynligvis føre til disiplinære sanksjoner og/eller rettsforfølgelse.
Varsling om uregelmessigheter
Hvis du oppdager eventuelle uregelmessigheter kan du varsle om dette via skjemaet nedenfor (lokale team får ikke tilgang til opplysningene og kan ikke endre på skjemaet).
Forvis Mazars Group-gruppens samsvarsansvarlige[1] vil kun ta kontakt med gruppens representantskap eller uavhengige medlemmer, og, i den grad det er nødvendig, gruppens hovedstyre. Alle medlemmer som har ansvar for å motta og håndtere varsler er forøvrig underlagt taushetsplikt.
Det er viktig at alle teammedlemmer føler at de kan rapportere uregelmessigheter uten frykt for represalier. Påstander om diskriminering i slike situasjoner vil derfor bli tatt svært alvorlig og disiplinære tiltak vil bli iversatt mot eventuelle medarbeidere som er funnet skyldig i slik atferd.
Konfidensialitet
Alle varsler om uregelmessigheter under disse retningslinjene vil bli behandlet konfidensielt av den som varsler, Forvis Mazars Group-gruppens samsvarsansvarlige og, i den grad det er nødvendig, andre medlemmer som er informert om varselet. All informasjon som oppgis under denne prosedyren vil derfor også bli behandlet konfidensielt, inkludert varslerens identitet.
I denne sammenheng er det viktig å være klar over at ingen varsler kan gjøres anonymt. Du må derfor oppgi identiteten din som alltid vil bli behandlet konfidensielt og aldri skal kommuniseres til medlemmet som er gjenstand for varselet.
Avhengig av sakens natur kan selskapet bli pålagt ved lov å offentliggjøre deler av eller hele informasjonen til en tredjepart. Du vil bli informert dersom informasjonen offentliggjøres.
Under etterforskningen av saken kan gruppens samsvarsansvarlige komme til å be deg om mer informasjon. Din medvirkning etter at å ha varslet om en uregelmessighet er viktig for å kunne etterforske saken på en riktig måte.
Når saken er ferdig etterforsket vil du få tilsendt en rapport om funnene. Hvis du har varslet om en uregelmessighet som viser seg å være velbegrunnet, vil resultatene av etterforskningen også bli rapportert til den relevante avdelingslederen som deretter vil sette i gang hensiktsmessige tiltak.
Ondsinnede påstander om aktivitetene til et av Forvis Mazars Group' firmaer til eksterne personer betraktes som grov tjenesteforsømmelse og vil bli etterforsket iht. selskapets disiplinærreglement. Enhver person som har kommet med en ondsinnet påstand kan avskjediges uten forvarsel eller lønn i oppsigelsesperioden.
Oppbevaring av informasjon
Alle varsler vil bli oppbevart sentralt av Forvis Mazars Group-gruppens samsvarsansvarlig som vil rapportere resultatet av etterforskninger til den nasjonale ledelsen og selskapets uavhengige direktører.
Varsler som ikke faller inn under omfanget av disse retningslinjene vil bli ødelagt etter kort tid eller registrert i et separat system. De som faller inn under omfanget av disse retningslinjene, men som ikke resulterer i disiplinære tiltak eller rettsforfølgelse vil ikke bli oppbevart lengre enn 2 måneder etter at etterforskningen er avsluttet. De som resulterer i disiplinære tiltak eller rettsforfølgelse vil bli oppbevart inntil sakene er ferdigbehandlet.
Forvis Mazars Group bruker alle hensiktsmessige sikkerhetstiltak for å verne om informasjonen som innhentes i sammenheng med disse retningslinjene i samsvar med disse retningslinjene for personvern og alle gjeldende forskrifter.
Innsynsrett og endringer
Du har rett til innsyn i, motsigelser mot og korrigering av opplysninger som angår deg, og kan be om at opplysningene endres eller slettes hvis de er uriktige, ufullstendige eller foreldet i samsvar med gjeldende lover om datavern. For å benytte deg av disse rettighetene, bruk kontaktskjemaet for ansatte nedenfor.
[1]Fra januar 2015 er gruppens samsvarsansvarlige Jean-Luc Barlet.