Prozesstransparenz durch Process Mining

Prozessoptimierung – datengestützt und permanent

Im Rahmen ihres Prozessmanagements dokumentieren Unternehmen ihre Kern- und Unterstützungsprozesse oft in umfassenden Prozessmodellen bis auf die Ebene einzelner Arbeitsschritte, allerdings meist nur punktuell im Rahmen von Sonderprojekten und auf Basis von Workshops, Interviews und subjektiven Aussagen von Prozessverantwortlichen. Häufig bleiben die tatsächlich gelebten Ist-Prozesse aber auch nach solchen Projekten eine „Black Box“.

Gleichzeitig sammeln Unternehmen in Ihren IT-Systemen schon heute täglich eine große Menge von Prozessdaten. Diese Ist-Daten werden jedoch nur selten regelmäßig mit den Soll-Prozessmodellen verglichen und Maßnahmen für die Prozessoptimierung daraus abgeleitet. Oft sorgen nur größere Probleme bzw. Veränderungsprojekte für eine weitere Iteration des Prozessmanagement-Lebenszyklus, und auch dann werden Ist-Prozessdaten nur selten für eine Neugestaltung der Prozesse verwendet. Datenlücken und semiautomatisierte Prozesse stützen die Weigerung zum Fortschritt!

Wenn auch Sie akute Probleme im Hinblick auf

• Transparenz,
• Durchlaufzeit,
• Kosten oder
• Compliance

innerhalb Ihrer Prozesse sehen, sollten Sie auf der Suche nach einer Lösung für Ihre Prozessoptimierung definitiv die Anwendung eines Process-Mining-Tools ins Auge fassen.

Analyse Ihrer aktuellen Ist-Daten

Selektive Prozessaufnahmen im Rahmen der Prozessoptimierung, oftmals nur an oder um die klassischen neuralgischen Punkte herum (bspw. fehlende Informationen, Kontrolllücken, allgemeine Prozessdauern), und subjektivierte Sichtweisen liefern zumeist kein (oder nur mit sehr viel manuellem Aufwand) tatsächliches Abbild der im Detail gelebten Prozessschritte. Die aus den so erarbeiteten Ergebnissen resultierenden Verbesserungsmaßnahmen sind somit zwingend suboptimal. Um die tatsächlichen Arbeitsabläufe sowie deren Schwächen und Unschärfen exakt erfassen zu können, leistet eine sinnvolle und exakte Anwendung von Process-Mining-Lösungen wertvolle Dienste.

Process Mining hat zum Ziel, die tatsächlich im Unternehmen ablaufenden Ist-Prozesse anhand von bereits in IT-Systemen (z.B. ERP-Systeme) vorhandenen Beleg-Datensätzen automatisiert visuell in Prozessmodellen darzustellen. So können Sie Ihre Arbeitsabläufe nicht nur in Echtzeit überwachen, sondern auch Verbesserungsmaßnahmen aus Soll-Ist-Abweichungen schnell und konkret ableiten.

Die gute Nachricht für Sie: Die Hürde für den Einsatz von Process Mining Software ist für die meisten Unternehmen, die ihre Prozesse ganz oder auch teilweise digitalisiert haben (also Belegerfassungen und -verarbeitungen im ERP durchführen), sehr gering. „Manuelle Lücken“ können schnell und problemlos mit digitalisierten Workflows geschlossen und so messbare Datenpunkte generiert werden.

Wir verschaffen Ihnen Transparenz in Ihren Prozessen

Wir nutzen modernste Process-Mining-Technologien, digitalisieren mit smarten Workflow-Lösungen Ihre letzten Teilprozesse und bringen diese bei Ihnen zur Anwendung. Sowohl in der Prozessoptimierung, dem permanenten Prozess-Monitoring, als auch bei gewünschten punktuellen Prozessanalysen können wir dank der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Technologie-Partnern nie dagewesene Transparenz schaffen.

Damit sind wir in der Lage, die Ergebnisse klassischer, über mehrere Monate laufender Projekte zur Prozessoptimierung in großen Teilen bereits nach wenigen Tagen oder Wochen zu erreichen und die Erkenntnisse noch deutlich zu vertiefen.

Wie gehen wir vor?

Wir entwickeln mit Ihnen gemeinsam konkrete Maßnahmen für die Kostensenkung, die Vermeidung von Bottlenecks und Schleifen, die Verringerung von Durchlaufzeiten und die Erhöhung der Prozesstreue. Ob und wie Sie die identifizierten Optimierungspotenziale priorisieren und nachverfolgen, obliegt letztlich Ihrer Entscheidung. Wir zeigen Ihnen klar die Potenziale auf und berechnen Ihnen in individuellen Business Cases die Vorteilhaftigkeit und die Rentabilität von Maßnahmen.

Process Mining hilft Ihnen dabei, die wahren Ursachen von Soll-Ist-Abweichungen innerhalb Ihrer Prozessabläufe anhand der erhobenen Prozessdaten sehr schnell zu ermitteln und abzustellen. So wird eine faktenbasierte Diskussion der Ergebnisse ermöglicht und die Argumentation von darauf aufbauenden Maßnahmen gegenüber allen Stakeholdern stark erleichtert.

Stehen Sie vor der Herausforderung, Ihre Prozesse in stark heterogenen Konzernstrukturen harmonisieren zu müssen, z.B. im Rahmen einer Post-Merger-Integration? Oder wollen Sie verschiedene Organisationseinheiten gegeneinander benchmarken? Wir versetzen Sie in die Lage, die wesentlichen Prozessunterschiede zwischen den Konzerneinheiten in kurzer Zeit aufzuzeigen und so Harmonisierungsmaßnahen gezielt und Schritt für Schritt einzuleiten sowie durch laufendes Maßnahmen-Controlling (visualisiert in Dashboards) permanent optimal zu gestalten.

Ihr Mehrwert durch Process Mining

Den Mehrwert, den der Einsatz von Process-Mining-Technologie für Ihr Unternehmen bieten kann, demonstrieren wir Ihnen jederzeit gerne im Rahmen einer Live-Demo der Software per Websession oder persönlich bei Ihnen vor Ort – hierbei arbeiten wir eng mit unseren Softwarepartnern zusammen und präsentieren Ihnen anschauliche Anwendungsfälle aus der Praxis.

Lassen Sie sich gerne durch ein Pilotprojekt anhand eines Prozesses im eigenen Unternehmen überzeugen. Hierbei zeigen wir Ihnen bereits innerhalb von ein bis zwei Wochen ganz konkret den großen Mehrwert von Process Mining auf. Dies dient Ihnen als Basis für eine Entscheidung über den permanenten Einsatz der Technologie. In der folgenden Abbildung ist ein beispielhafter Ablauf eines solchen Proof-of-Concept-Projekts dargestellt:

Unsere Dienstleistungen für Sie umfassen die folgenden Kernpunkte

• Gemeinsame Auswahl der für Process Mining geeigneten Prozesse und Festlegung der Rahmenbedingungen und Erfolgskriterien
• Auswahl des am besten auf Ihre Anforderungen passenden Process Mining Tools
• Aufbau der notwendigen Datenbasis für den Einsatz von Process Mining Tools
• Erstellung der relevanten Prozessanalysen inkl. agiler Anpassung an Ihre Wünsche und Ziele
• Konkrete Maßnahmen für die Kostensenkung, Verringerung von Durchlaufzeiten und Erhöhung der Prozesstreue
• Prozess-Harmonisierung in heterogenen Unternehmens- und Konzernstrukturen
• Ermittlung der Ursachen für Soll-Ist-Abweichung anhand der erhobenen Prozessdaten
• Faktenbasierte Diskussion der Ergebnisse und Maßnahmen anhand von Ist-Prozessdaten mit allen Stakeholdern
• Umsetzung der identifizierten Maßnahmen zur Prozessoptimierung in Ihrer Organisation
• Maßnahmencontrolling transparent und nachvollziehbar in Realtime -> Vorher-nachher-Analysen der Ist-Daten
• Dauerhafte Implementierung von Process-Mining-Technologie in Ihren Prozessmanagement-Lifecycle
• Implementierung von individuellen Prozess-Dashboards für ein dauerhaftes Controlling in Echtzeit
• Schulung Ihrer Mitarbeiter*innen in der Anwendung des Process Mining Tools
• Unterstützung beim Aufbau eines „Center of Excellence“ in Ihrer Organisation
• Regelmäßige Überwachung und Optimierung ausgewählter Prozesse durch Forvis Mazars im Rahmen unseres Produkts „Process Mining as a Service“

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