Geltendmachung von Betriebsausgaben - Empfängerbenennung beachten!

Betriebsausgaben sind all jene Aufwendungen und Ausgaben, die durch den Betrieb eines Unternehmens veranlasst sind, wie z.B. Abschreibung für Abnutzung, Miete für die Geschäftsräume, Personalkosten, etc. Nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig und daher voll zu versteuern sind jedoch Ausgaben, deren Empfänger gegenüber der Finanz unbekannt bleiben.
Die Finanzverwaltung ist berechtigt, den Steuerpflichtigen aufzufordern, die Gläubiger oder die Empfänger der Zahlungen für Betriebsausgaben zu nennen. Kommt der Steuerpflichtige dieser Aufforderung nicht nach, so ist die Betriebsausgabe nicht anzuerkennen und erhöht somit den Gewinn. Die Finanz kann somit die Absetzung von Betriebsausgaben trotz feststehender sachlicher Berechtigung ablehnen, solange nicht sichergestellt ist, dass die entsprechenden Einnahmen beim Empfänger besteuert werden können, weil der Steuerpflichtige den Empfänger nicht nennt.
Angabe des vollen Namens und der Adresse
Der Empfänger ist genau zu benennen, sodass er ohne Schwierigkeiten bestimmt und ermittelt werden kann. Zur genauen Benennung des Empfängers gehört die Angabe des vollen Namens (der Firma) und der Adresse, sodass der Empfänger ohne eigene (zusätzliche) Ermittlungen der Finanzverwaltung festgestellt werden kann. Die Sorgfaltspflicht eines in der Baubranche tätigen Unternehmens bei der Empfängerbenennung darf nach jüngster Rechtsprechung des Verwaltungsgerichtshofes (VwGH) aber nicht überspannt werden. Im Rahmen einer Außenprüfung kam die Finanzverwaltung zum Ergebnis, die vom Unternehmer genannten Subunternehmer seien „Scheinfirmen“, die nicht die tatsächlichen Empfänger der Zahlung sind. Das Unternehmen sei daher nicht der Verpflichtung zur Empfängernennung nachgekommen und somit sei auch keine Geltendmachung der Zahlungen an diese Firmen als Betriebsausgabe möglich.
VwGH widersprach der Finanz
In einer aktuellen Entscheidung stellte der VwGH fest, dass der Auftrag zur Empfängerbenennung von der Finanzverwaltung nicht erteilt werden darf, wenn es dem Unternehmer, der Leistungen von einem Subunternehmer bezieht, trotz entsprechender Sorgfalt unverschuldet nicht möglich ist, die tatsächlichen Empfänger der Entgeltzahlung zu kennen. Das Unternehmen hatte Einsicht in Firmenbuch und Auftragskataster genommen und sich Steuernummern, UID-Nummern, Gewerbescheine, Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts und der Gebietskrankenkasse geben lassen. Dass der Unternehmer nicht geprüft hat, ob der Subunternehmer an der im Firmenbuch eingetragenen Adresse seinen Sitz und seine betrieblichen Einrichtungen hat und zur Erbringung der bestellten Leistung in der Lage ist, kann nicht ohne nähere Begründung als Sorgfaltspflichtverletzung angesehen werden. Der VwGH widersprach somit der Ansicht der Finanzverwaltung.
Ist der Unternehmer seiner Sorgfaltspflicht nachgekommen und erkennt er nicht, dass er bei der Auswahl seiner Subunternehmen an Scheinfirmen geraten ist, so ist ihm der Betriebsausgabenabzug trotz fehlender Empfängernennung nicht zu versagen.
Um nachteilige Folgen einer Geschäftsbeziehung zu vermeiden, sollten stets alle möglichen Formalitäten (Abfrage UID, Abfrage Firmenbuch, Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes bzw. der Gebietskrankenkasse) des Geschäftspartners geprüft und aufbewahrt werden.